Zunächst brauchen Sie einen leeren Zettel und Stift oder ein leeres digitales Dokument, je nachdem ob sie eher der digitale oder der analoge Typ sind. Ich für meinen Teil bevorzuge die digitale Variante, denn diese lässt sich flexibel erweitern und durchs Smartphone hat man sie überall dabei. Ein Zettel oder Kalender ist schnell einmal zu Hause liegengeblieben oder im Chaos des Schreibtisches versunken. Alles parat? Dann kann es auch schon losgehen. Notieren Sie sich die fünf Buchstaben mit ausreichend Platz drum herum auf dem Blatt Papier und füllen Sie die ALPEN dann mit Leben. Die fünf Buchstaben A-L-P-E-N, stehen für:

1. Aufgaben/Aktivitäten und Termine
2. Länge schätzen
3. Pufferzeiten planen
4. Entscheidungen treffen
5. Nachkontrolle

Los geht´s mit der Planung

Mit der Bearbeitung von Punkt 1) bis 3) beginnen Sie idealerweise kurz vor dem Feierabend. Abends sollte man sich täglich 5 Minuten Zeit nehmen, um sich einen Überblick über Aufgaben und Aktivitäten und Termine zu verschaffen, die am nächsten Tag anstehen und erledigt werden müssen. Im Anschluss sollten Sie hinter die Aufgaben die Länge schreiben, die Sie schätzungsweise für die jeweilige Aufgabe benötigen. Anschließend wird die Zeit dann zusammengerechnet.

Danach geht es ans Pufferzeiten planen - die zentrale Frage hierbei: Wieviel Arbeitszeit habe ich am kommenden Tag zur Verfügung? Dabei gilt die Faustregel: Sie sollten nur 60 Prozent Ihrer Zeit verplanen, um die restlichen 40 Prozent für spontan anfallende Aufgaben oder Termine zu Verfügung zu haben.

Nun zu Punkt 4): Versuchen Sie, nachdem Sie die Punkte 1) bis 3) abgeschlossen haben alle Tagesaufgaben für die Dauer von 6 Stunden festzulegen (vorausgesetzt Ihre Tagesarbeitszeit beträgt 8 Stunden) und nehmen Sie sich die Zeit, die Aufgaben zu gewichten und ggf. Aufgaben zu reduzieren. Notieren Sie sich auch die Aufgaben, die Sie unter Umständen noch erledigen wollen, sollten Sie die 40 Prozent für spontane Aufgaben nicht benötigen.

Fertig! Der kommende Arbeitstag kann beginnen!

Der Rückblick auf den Tag

Am Ende des kommenden Tages steht dann mit Punkt 5) die Nachkontrolle an: Wieviele Aufgaben haben Sie geschafft? Haben Sie alle Punkte von Ihrer Liste erledigt, die Sie für den Tag geplant hatten? Welche Dinge müssen morgen unbedingt erledigt werden? Übertragen Sie liegengebliebene Aufgaben auf den nächsten Tag. Klingt zu einfach um wahr zu sein? Ist es auch! Probieren Sie es doch mal aus.

Entwickelt hat die Methode übrigens Lothar J. Seiwert, der Wirtschaftswissenschaftler hat an der Universität Marburg in Hessen promoviert. Bekannt wurde der Wissenschaftler besonders durch das Buch „Simplify your life“. Wer noch mehr über das Thema Zeitmanagement- und Lebens-Optimierung erfahren möchte, sollte mal in das kurzweilige Buch reinlesen.  

Weitere Methoden für effizientes Arbeiten

Neben der Möglichkeit seinen Arbeitsalltag besser zu strukturieren, gibt es natürlich auch jede Menge andere Methoden. Einige davon haben wir bereits auf unserem Blog vorgestellt. In unserem Text „Sechs Tipps für gute und effiziente Meetings“ hat unsere Kollegin Sylvia Homann beispielsweise vorgestellt, wie man Onlinemeetings möglichst inhaltsintensiv gestalten kann.

Und in unserem Text zum Thema „Timeboxing“ geht es um eine spezielle Methode, um Meetings effizienter zu gestalten. Neben der Optimierung von Zeit, müssen wir uns im Arbeitsalltag natürlich auch am Arbeitsplatz selbst organisieren. Das mag dem einen oder anderen im Homeoffice derzeit schwerer fallen, als bisher im Büro!

Auch dazu haben wir schonmal mit einer Expertin gesprochen. Der Text „Das macht ein Ordnungscoach am Arbeitsplatz“ zeigt einige Tipps, die Sie auch im Homeoffice umsetzen können, um sich besser zu strukturieren. Vorausgesetzt, Sie haben die Möglichkeit sich einen festen Arbeitsplatz einzurichten.

Wer nicht nur seinen Arbeitsplatz, sondern auch sein Mailpostfach aufräumen will, um dadurch effektiver zu werden und sich strukturierter an die täglichen Aufgaben zu begeben, sollte sich das Konzept "Inbox Zero" einmal anschauen. Unsere Autorin Barbara Kawa stellt es Ihnen im Artikel "Inbox Zero - null E-Mails, null Sorgen?" vor.

Ein komplettes Whitepaper von Marketing in Westfalen dreht sich zudem um Kreativitätstechniken. Auch hier können Sie sich Ideen und Inspiration holen, um Ihren Arbeitsalltag mal anders zu gestalten und Ihr eigenes kreatives Potenzial hervorzuholen.