Wie Digital-Asset-Management-Systeme Zeit und Geld sparen

Von Daniel Großkraumbach, veröffentlicht am 28.07.2016
Mann sitzt an einem großen Bildschirm

Datenchaos im Marketingprozess

Um zu verstehen, warum das so ist, versetzen wir uns in die Lage von Max Marketer:

Max ist Marketing-Manager eines Online-Versandhandels für Möbel. Er möchte eine neue Möbelserie im Webshop des Versandhandels präsentieren und dazu einen passenden Produktflyer drucken lassen. Dafür hat Max einen Fotografen beauftragt, Fotos von der Möbelserie zu schießen, eine Werbeagentur verpflichtet, Produkttexte zu entwerfen und einen Grafiker angeheuert, einen Print-Flyer zu layouten.

Die gute Nachricht für Max: Alle Dienstleister haben ihre Daten geliefert. Die schlechte Nachricht: Der Fotograf hat seine Fotos postalisch per CD geschickt, die Werbeagentur hat die Produktexte in mehreren E-Mails gesendet und der Grafiker liefert über einen Dropbox-Link den Flyerentwurf. Hinzu kommt, dass der Grafiker das falsche Unternehmenslogo verwendet hat.

Max macht sich an die Arbeit:

  • Er speichert die Fotos des Fotografen auf der lokalen Festplatte.
  • Anschließend lädt er die Bilder in einen offen zugänglichen Ordner des Firmenservers hoch.
  • Nun loggt er sich in das CMS des eigenen Webshops ein um die Bilddateien auch hier noch ein dritte Mal hochzuladen.

Dann mailt ihm plötzlich der Fotograf, dass auf der CD einige Fotos in der falschen Auflösung vorhanden waren, Max sich aber die korrekten Bilder mithilfe eines Zusatzprogramms über einen Link runterladen kann. Max schaut auf die Uhr und denkt sich: „Schon eine Stunde um und jetzt kann ich alles noch einmal machen?“.

Brand Management & Workflows mit dem DAM optimieren

Das Szenario ließe sich noch über die anderen Dienstleister fortführen und zusätzlich verkomplizieren, wenn neben Max auch noch Marketing-Managerin Erika und Sarah aus dem Vertrieb die Daten der Dienstleister abspeichern und verwenden würden.

Das Arbeitsergebnis wäre das gleiche: Datenchaos, Dubletten, Zeitverlust, unnötig verbrauchter Speicherplatz, Datenverwechslungen und kein einheitlicher Markenauftritt. So wie bei Max, geht es leider in vielen Unternehmen zu, die täglich mit digitalen Assets arbeiten.

Das zeigt auch eine Studie des Fraunhofer Instituts für angewandte Informationstechnik zum Thema Datenmanagement in der Life Science Branche. Diese belegt, dass Mitarbeiter im Durchschnitt 22,6 Prozent ihrer Arbeitszeit für die Datenverwaltung aufwenden. Kaum verwunderlich also, dass eine Studie der AberdeenGroup zum „Marketing Digital Asset Management“ zu dem Ergebnis kommt: Unternehmen, die ein DAM eingeführt haben, konnten ihre Suchzeit nach Inhalten um 75 Prozent verringern und die Produktivität der Mitarbeiter um 83 Prozent erhöhen.

Als zusätzliches Plus steht auf der Habenseite: Durch ein DAM wird die Markenführung vereinfacht und professionalisiert. So wird ein einheitlicher Markenauftritt abteilungs- und unternehmensübergreifend gewährleistet.

Ein kluges Digital Asset Management System hilft Unternehmen also dabei bares Geld zu sparen und ein konsistentes Markenbild aufzubauen. Sie können schneller zu agieren, haben letztlich mehr Zeit fürs Kerngeschäft und verschaffen sich so Wettbewerbsvorteile.

Aber was muss ein solches System wirklich können? Daniel Lücke, Branchenexperte und Geschäftsbereichsleiter bei Cross Media – die Daten & Netz GmbH, weiß worauf es ankommt: „Ein gutes DAM muss die Möglichkeit bieten, verschiedenste Assets im System zu bearbeiten, zu speichern und unmittelbar weiter zu verwenden. So wird das DAM zu einer zentralen Plattform für unterschiedliche Dateiformate und kann unter anderem als optimales Tool für das Brand Management eingesetzt werden. Die Verwendung von Assets wird dabei zentral gesteuert, Kunden und Partner können so über das DAM direkt in den Fertigungsprozess eingebunden werden. Dadurch werden Workflows optimiert und das spart letztlich wieder Zeit.“

Eine Software mit vielen Vorteilen

Eine ausgefeilte DAM-Software bietet zudem weitere Vorteile wie stets aktuelle Inhalte, Vermeidung von Dubletten sowie bei browserbasierten Systemen einen ortsunabhängigen Zugriff auf Assets. Durch intelligente Verschlagwortung und Metadatendefinition lassen sich buchstäblich Nadeln im Heuhaufen suchen und in Sekundenschnelle gezielt die gewünschten Dateien finden. Ebenso optimiert ein gut durchdachtes DAM Datenfreigabeprozesse, vereinfacht die Rechteverwaltung und reduziert durch eine detaillierte Dokumentation die Fehleranfälligkeit. Einige Softwarelösungen – wie beispielsweise das 4ALLPORTAL Media Asset Management – bieten die direkte Integration in Programme wie beispielweise Typo3.

Die Vorteile eines effektiven Softwaretools zum Dateimanagement liegen also auf der Hand. Nutznießer sind dabei unterschiedliche Zielgruppen: Vom Marketing-Manager oder Inhaber einer Werbeagentur, der Logos, Videos und Texte effizient sortieren will, über Verlage oder Reiseveranstalter, die Unmengen von Fotos für Kataloge, Magazine und Zeitungen verwalten müssen bis hin zu Druckereien, die Bearbeitungs- und Freigabeprozesse von Layoutentwürfen fehlerfrei organisieren müssen.

Kurzum: Alle, die täglich mit vielen unterschiedlichen Assets zu tun haben. Die Kosten für die Anschaffung und Schulung eines DAM haben sich schnell amortisiert, unterm Strich gewinnt das Unternehmen. Mit Blick auf die digitale Arbeitswelt, die heute schon Realität ist, tun Unternehmen also gut daran, sich beim Thema Assetmanagement und Markenführung digital professionell aufzustellen.

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Daniel Großkraumbach

absolvierte 2001 die Ausbildung zum Mediengestalter und Weiterbildung zum Medienfachwirt IHK. Seitdem arbeitete er in ostwestfälischen Werbe- und Medienunternehmen, betreute als Grafiker und Projektleiter Verlagstitel sowie Eigenmarken der Lebensmittelindustrie. Seit 2016 ist er als Produktmanager für Digital Asset Management-Software bei dem Gütersloher Softwareentwickler und IT-Dienstleister Cross Media – die Daten und Netz GmbH tätig.