Vorsicht, Geldfresser! – Unerwartete Tücken bei der Budgetplanung

Von Melanie Schwarz, veröffentlicht am 11.08.2016
Geld zwischen Buchseiten

Sobald das neue Jahr startet, werden die geplanten Maßnahmen und Aktivitäten in die Tat umgesetzt. Im Jahresverlauf kommen dann neue Ideen dazu, ändern sich die Gegebenheiten und auf bestimmte Vorkommnisse möchte man reagieren. Das, was in der Budgetplanung integriert ist, wird umgesetzt, alles was neu ist, muss auf den großen Zettel für das kommende Jahr.

So läuft es in der Regel in den allermeisten Unternehmen.

Einen kleinen Puffer kann man sich einplanen, immer vorausgesetzt, er wird auch bewilligt: Der berühmt-berüchtigte Posten "Sonstiges".

Diese Position wird eingerichtet, um auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Die Realität sieht dann meist doch ganz anders aus und das unter "Sonstiges" eingeplante Budget wird von unerwarteten Geldfressern aufgesogen. Genau das gilt es aber zu vermeiden.

Dann schauen wir uns doch die unerwarteten Geldfresser mal an:

  • Preiserhöhungen stehen auf der Liste ganz oben. Wenn die Beauftragung erst im Jahr der Abnahme erfolgt, dann kann es durchaus vorkommen, dass Sie mit Preiserhöhungen rechnen müssen.

Tipp: Buchen Sie, sobald die Maßnahme freigegeben ist, noch im alten Jahr alten Konditionen. Manchmal gibt es sogar noch einen Frühbucherrabatt, den Sie nutzen können.

  • Versand- und Portokosten

Der Punkt ist nicht zu unterschätzen, da spreche ich aus eigener Erfahrung: Im vergangengen Spätherbst mussten wir beim alljährlichen Kalenderversand feststellen, dass der neue, umgestaltete Kalender nicht mehr in die handelsüblichen Versandtaschen passte. Doppelt ärgerlich, weil wir sowohl neue, teure Verpackungen organisieren mussten und dann auch nicht mehr mit dem geplanten Porto auskamen.

Ein sehr ärgerlicher Geldfresser, der auch nicht mehr abzuwenden war, denn die Kalender waren bereits geliefert.

  • Werbemotive müssen ausgetauscht werden

Die Medien für die Kampagne sind gebucht, da entscheidet sich der Kunde noch einmal um und die gewünschte Intention ist jetzt eine andere. Das heißt: Die Motive müssen neu gestaltet und produziert werden.

  • Personalveränderungen

Neues Personal ist immer mit Kosten verbunden, die nicht zwingend im Budget vorgesehen sind. Volle Auftragsbücher und steigende Umsätze sind ein guter Grund, das Personal aufzustocken, verursacht aber auch versteckte Kosten: Fotos für die Teamseite auf der Homepage, Visitenkarten, Equipment (wenn man auch an Technikkosten denkt), Büromöbel, Gehälter, etc.

Und: Auch Gehaltserhöhungen für die Mitarbeiter müssen geplant werden.

  • Auf- und Abstieg beim Sportsponsoring

Für die Sponsoren im Sport heißt es oft: Der Abstieg wird teurer als der Aufstieg, weil die Rechte nicht mehr mit dem Verein sondern mit dem Verband vereinbart werden.

  • Kompensation ist nicht gleich gespartes Geld

Kompensationen sind eine tolle Sache: Dabei werden im gleichen Wert Ware gegen Ware oder Dienstleistung getauscht. Verbunden damit ist aber ein Geldfluss und dieses Geld sind Kosten, die geplant sein müssen.

  • Messestand verändert sich

Ihr Unternehmen ist jedes Jahr auf der wichtigesten Branchenmessr vertreten. Und jedes Jahr hat Ihr Messestand eine Fläche von 24qm. Dieses Jahr aber wurde der Standplan umstrukturiert und statt 4x6m betragen die Maße Ihres Standes nun 3x8m. Für Sie heißt dass: Obwohl Sie wieder die gewohnten 24qm haben, müssen Sie eine neue Ausstattung organisieren, da die alte Aufteilung und Planung einfach nicht mehr passt. Sie müssen also Geld für den Messebauer aus dem Budget lösen, dass so sicher nicht geplant war.

  • Software-Updates

Ob Telefon, App oder Computerprogramm. Updates gibt es für fast alle technischen Geräte. Aber nicht immer sind diese kostenlos und oftmals auch mit Folgekosten verbunden: Das eine Programm ist mit Update jetzt wieder up to date und das damit verbundene andere Programm läuft nicht mehr. Ärgerlich, aber nicht vorhersehbar.

  • Beschriftung

Wer hätte das gedacht? Bereits nach 10 Jahre bröckelt die Beschriftung am Unternehmensgebäude. Die Ausbesserung war zwar erst für das Folgejahr geplant, muss jetzt aber vorgezogen werden. Auch hier kommt es zu nicht planbaren Ausgaben, die irgendwie gestemmt werden müssen.

Das sind nur einige Beispiele, die sich als unerwartete Geldfresser herausstellen. Ich bin sicher, dass Sie diese Liste aus Ihrem Erfahrungsschatz kinderleicht erweitern können.

Wo stolpern Sie immer wieder über unerwartete Geldfresser? Welche Ausgabe hat Sie dieses Geschäftsjahr schon überrascht? Schreiben Sie uns doch einen Kommentar. Ich freue mich auf Ihre Erfahrungen und Geschichten zu dem Thema!

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Melanie Schwarz

ist gelernte Kommunikationswirtin und arbeitete in Köln und Düsseldorf als Mediaplanerin in Mediagenturen. Es folgten leitende Funktionen im Bereich Mediaberatung u. a. in Wiesbaden bei Carat (Dentsu Aegis) als Unit Director. In OWL kamen Aufgaben als Key Account Managerin bei Bertelsmann, Anzeigenleiterin beim Delius Klasing Verlag und Verkaufs- und Projektleiterin im Medienunternehmen ams - Radio und MediaSolutions dazu.