Visitenkarten – Auslaufmodell oder fit für die digitale Zukunft?

Von Ulrike Daun, veröffentlicht am 13.06.2022
Mann übergibt einem anderen eine Visitenkarte

Universell, informativ, haptisch: Papiervisitenkarte? Klar, was sonst!

Visitenkarten gibt es seit dem 18. Jahrhundert. Nach wechselnden Format-Moden hat sich mit der 1985 eingeführten Norm für Bank- und Scheckkarten die pragmatische Größe von 8,5 x 5,5 cm als häufigstes Format durchgesetzt.

Dabei sind diese Karten viel mehr als nur ein Stück Papier. Ja, sie enthalten Informationen zu Name, Titel, Kontaktmöglichkeiten, Firma und Produktportfolio. Aber sie repräsentieren auch eine Marke, zeigen Professionalität und Anspruch und formen so den ersten Eindruck von einem Unternehmen. Sie sind unkompliziert in der Nutzung, passen in Geldbörse und Jackentasche. Entspanntere Alternativen sind kaum denkbar - wie wollte man sonst mit einem neuen geschäftlichen Kontakt umgehen? Auf einer Messe kommt man ins Gespräch, übergibt mit der Karte seine Kontaktinfos und kann sich, ohne das Mobiltelefon zücken und Daten speichern zu müssen, weiter auf Person und Thema konzentrieren.

Designagenturen und Druckereien bestätigen: Die Nachfrage nach Visitenkarten hat sich verändert, einfache Standardmodelle aus dünnem Papier sind out.

Es geht um ein professionelles Design; um Individualität in Haptik, Form, Farbe; es gibt abgerundete Ecken, Naturpapiere, eingefärbte Schnittkanten oder Prägedruck. Papierliebhaber überbieten sich in kreativen Sonderlösungen. Kunden haben Spaß daran, die Möglichkeiten der Druckproduktion auszureizen.

Ein überzeugendes Beispiel, um Eindruck zu hinterlassen, ist die wiederentdeckte Technik des Letterpress. Ein reliefartiges Druckbild erlaubt ein wirkungsvolles Spiel von Licht und Schatten. Im Vergleich zu Digital- und Offsetdruck können üppige Papierstärken für mehr Wirkung sorgen.

Veraltet, verloren, zerknickt: Papiervisitenkarte? Eher nicht!

Doch was passiert nach der Kartenübergabe? Häufig erfasst die Empfängerin, der Empfänger die Kontaktdaten in seinem CRM-System, in Programmen wie Outlook oder auch in der Adressdatenbank des Mobiltelefons. Danach landet ein Großteil der Karten innerhalb weniger Tage im Müll. Welch eine Ressourcenverschwendung! Und es gibt weitere, unbestreitbare Nachteile einer gedruckten Visitenkarte. Der Vorrat an Karten kann auch zur falschen Zeit verbraucht sein - wohl jede Druckerei wurde schon einmal wenige Tage vor einer wichtigen Veranstaltung angefleht, doch bitte noch schnell eine neue Auflage zu produzieren. Flexibilität ist auch gefragt, wenn die halbe Besatzung eines Messestandes ihre Visitenkarten im Büro vergessen hat. Außerdem kann eine Visitenkarte veralten und bildet immer nur den Datenstand zum Zeitpunkt des Druckes ab. Neuer Jobtitel oder Telefonnummer; vielleicht haben Sie geheiratet und den Namen Ihrer Frau angenommen – wäre doch schön, wenn Ihre Visitenkarte solche Veränderungen bald zeigt. Und wird das Corporate Design der Firma überarbeitet, ist sogar eine Neuauflage für die ganze Belegschaft fällig. Inklusive zeitaufwändigem Abstimmungs- und Freigabeprozedere - und die alten Versionen sind obsolet und wandern in den Müll.

Kontakte digitalisieren

Ausreichend Anlässe also, über neue Möglichkeiten der Kontaktweitergabe nachzudenken. Denn darum geht es bei der Visitenkarte im Kern. Sie ist wie eine Datei, die Daten über eine Person, eine Firma und deren Kompetenzen enthält. Und für die Weitergabe von (persönlichen) Daten haben sich mit der Verbreitung von Smartphones und der zunehmenden Digitalisierung in den letzten Jahren unterschiedliche Ansätze bewährt. Als digitale „Minimalversion“ zur leichteren Datenerfassung enthalten manche Visitenkarten einen zusätzlich aufgedruckten QR-Code mit allen Informationen, der gescannt und gespeichert wird.

Im Privaten läuft es meist über das Mobiltelefon: Ich diktiere Dir meine Nummer, Du rufst mich kurz an – Datenaustausch erfolgt. Vor allem im beruflichen Umfeld sind E-Mails übliches Kommunikationsmittel: Ein potentiell neuer Lieferant findet Sie als Kontaktperson auf der Firmenwebsite, sendet Ihnen eine E-Mail. Damit haben Sie seine Daten und bei der ersten Antwort kann auch Ihr Gegenüber Ihren Datensatz in seiner Adressdatei anreichern.

Smartphones sind heute Dreh- und Angelpunkt unserer Kommunikation. In den App-Stores buhlen etliche Anwendungen um einen Platz auf unseren Geräten, auch rund um das Thema Visitenkarten und Kontakterfassung. So „lesen“ Scan-Apps die Daten einer fremden Visitenkarte (leider nicht immer fehlerfrei) und speichern sie im Telefonbuch des eigenen Geräts oder in der Scan-App selbst.  

Andere Anwendungen kreieren aus Informationen wie Name, Telefon, Firma und Adresse auf Ihrem eigenen Gerät einen QR-Code. Der Gesprächspartner scannt diesen Code mit seinem Smartphone und der Datentransfer ist erledigt. Schöne Idee für eine einzelne Person – aber nichts für eine ganze Vertriebsmannschaft.

Manche Apps zur Kontaktübermittlung setzen voraus, dass die Anwendung auf beiden Geräten installiert sein muss – das scheint eher für plan- und überschaubare Personengruppen auf Kongressen oder Fachmessen praktikabel zu sein.

Digitale Visitenkarten mit Rundum-Service

Noch einen Schritt weiter gehen die Anbieter von digitalen Visitenkarten, die umfangreiche Services für Unternehmen mit intensivem Kundenkontakt, z.B. Banken oder Vertriebseinheiten, bieten. Kern des Angebots ist eine Online-Datenbank, die digitale Profile der Mitarbeitenden enthält, also Namen, Titel, Telefon, E-Mail, Website, bei Bedarf auch Links auf Social Media-Profile von LinkedIn bis Instagram. Im Gegensatz zur Papierkarte im Scheckkartenformat ist der Platz online nämlich praktisch unbegrenzt.

Ach ja, wir reden hier von personenbezogenen Daten. Dass der Anbieter Ihrer Wahl die höchsten Ansprüche an Datenschutz und Informationssicherheit erfüllen muss und seine Daten DSGVO-konform & ISO-zertifiziert in Deutschland hostet, versteht sich von selbst.

Unternehmen können diese digitalen Visitenkarten entsprechend ihrer Corporate Identity mit den korrekten Farben, Logos und Schriftarten gestalten. Jedes Teammitglied bekommt einen individuellen Link auf sein Online-Profil, den es per QR-Code teilen kann – auf dem Smartphone oder als Hintergrund von Präsentationen oder Zoom-Meetings. Scannt ein Kunde diesen QR-Code, kann er das online gespeicherte Profil im Smartphone speichern, als Karte in die Wallet App (wie ein Bahnticket) exportieren, das Social Media-Profil aufrufen und vieles mehr. Änderungen an der Datenbank wie neue Telefonnummern können tagesaktuell (beispielsweise durch die Personalabteilung) erfasst werden – und damit bleiben auch alle Einzelprofile stets korrekt.

Ergänzung zum QR-Code ist die NFC-Karte, eine digitale Visitenkarte zum Anfassen. NFC bedeutet Near Field Communication, funktioniert ähnlich wie Bluetooth, allerdings nur im Umfeld von wenigen Zentimetern. Nötig sind dazu ein NFC-Chip und ein NFC-lesefähiges Gerät. Sie besitzen so ein Gerät vermutlich, denn praktisch alle aktuellen Smartphones „verstehen“ NFC.

Die Karte hat die Größe einer Scheckkarte, ist meist aus Kunststoff, mit Namen und QR-Code bedruckt sowie mit einem kleinen NFC-Chip versehen. Eine Karte zum Anfassen – aber nicht zum Weitergeben. Die entscheidende Info, der Link zum Online-Profil, ist nämlich digital auf dem Chip gespeichert. Sie ist bei Messebesuchen sehr praktisch: Hält dein Gegenüber sein Smartphone in die Nähe der Karte, öffnet sich automatisch die digitale Visitenkarte am Smartphone und die Kontaktdaten werden mit einem Klick gespeichert.

Erinnern wir uns an die Nachteile der Papierkarten: Visitenkarte vergessen? Bei digitalen Profilen sehr unwahrscheinlich, schließlich haben wir unsere Smartphones fast überall dabei. Gleiches gilt für die Kontaktdaten unserer Businesspartner.

Sie bereinigen nach einer Messe Ihre Kontakte? Löschen Sie einfach die überflüssigen digitalen Visitenkarten vom Smartphone, anstatt mit Papierkarten unnötigen Müll zu produzieren.

Karte veraltet? Aktualisieren Sie Ihre Daten bei Bedarf online anstatt eine Papierkarte wegwerfen zu müssen. Die Datenerfassung ist aufwändig und fehleranfällig? In der digitalen Version tippen Sie die Kontaktdaten nicht ab, sondern speichern sie mit einem Klick.

Fazit

Also: Papier oder digital? Die Antwort lautet ganz klar – es kommt darauf an! Entscheidend sind Einsatzzweck und Zielgruppe. Mit wem wollen Sie Kontakt aufnehmen? Wie wollen Sie sich präsentieren?

Vielleicht helfen folgende Szenarios zur Verdeutlichung: Sie sind eine kreative Grafikdesignerin und beeindrucken Ihre Klientel mit einer ungewöhnlichen, hochwertig geprägten Karte. Sind Sie als Bauleiter im technischen Umfeld unterwegs, scannt Ihr Gegenüber routiniert den QR-Code von Ihrem Smartphone und übernimmt so die Kontaktdaten aus Ihrem Online-Profil. Sie sind Fliesenlegerin und legen im Baustoffhandel klassische Karten mit gedruckten Infos und QR-Code mit einem Link auf Ihre Website aus: Dem potentiellen Privatkunden bleibt es überlassen, wie und wann er Ihre Adresse verarbeitet.

Digitale und analoge Visitenkarten haben jeweils ihre Berechtigung und werden sicherlich noch eine Zeitlang parallel existieren. Nutzen Sie doch das Beste aus beiden Welten, ganz nach Ihren Bedürfnissen!

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Ulrike Daun

ist Marketing-Kommunikationswirtin und arbeitet seit 2018 in der Marketingabteilung von ams - Radio und MediaSolutions. Dort betreut sie unter anderem den Werbeartikeleinkauf.