1. Wählen Sie die richtige Software aus – und machen Sie einen Testlauf

Die Wahl, welches Programm sich für Sie eignet, ist genauso wichtig, wie die Frage: Wie trete ich vor der Kamera auf? Vieles hängt natürlich von der Branche ab, in der Sie tätig sind. Als Kreativer oder Mitarbeiter in einem Start-Up ist es vielleicht selbstverständlich im grauen Kapuzenpulli vor der Kamera zu sitzen. Sind Sie in einem internationalen Unternehmen in der Geschäftsleiterebene und haben ein Meeting mit Kollegen aus dem Ausland, dann kann es sinnvoll sein, sich in ein anderes Outfit zu werfen. Im Beitrag „Save white for the bride – an alle Dresscodenörgler“ haben wir einige Tipps und Leitlinien zusammengefasst, die sich auch auf das Thema Online-Meeting übertragen lassen. Jeder hat schon einmal die Horrorgeschichte gehört, dass das Online-Meeting noch nicht vorbei war und man sah den Kollegen vom Stuhl aufstehen - im Sakko obenrum und mit der bunten Boxershorts untenherum. In einer Folge der US-Serie „Melissa und Joey“ passiert genau das – ich habe mich kringelig gelacht. Das aber nur am Rande.

Die Auswahl der Software ist mit ein bisschen Recherche verbunden, damit Sie die für Ihre Bedürfnisse passende auswählen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen sind Facebook, WhatsApp und die meisten anderen US-Software-Angebote, wie Zoom etc. nicht zu empfehlen. Schauen Sie sich am Markt um, welche Software die besten Möglichkeiten bietet. Und dann: Machen Sie einen Testlauf! Am besten testen Sie erstmal intern, zum Beispiel mit einem vertrauten Kollegen aus Ihrem Büro. Dabei ergeben sich unter Umständen bereits Probleme und Ideen, die man vor dem Briefing der anderen Teilnehmer klären kann.

2. Bereiten Sie alle Kollegen vor

Glasklar ist es, dass die Kollegen gebrieft werden müssen. Diese Fragen sollten Sie (rechtzeitig) vor dem ersten Online-Meeting klären.

• Wann findet das Meeting statt? Wie lange wird es dauern? Gibt es eine Agenda?
• Welche Software oder Hardware (z.B. externes Mikrofon oder Headset) wird benötigt?
• Sind Hardware und Software einsatzbereit? Wie können die Kollegen dies unter Umständen selbst testen? - Sie könnten zum Beispiel anbieten einen Testlauf zu starten.
• An wen kann ich mich bei Schwierigkeiten mit Software oder Hardware, vor oder während des Meetings wenden?
• Welche Fragen sollen aus Sicht der Kollegen in der Konferenz Platz finden – sofern vorhanden, sollten diese in der Ausgestaltung des Ablaufplans mit aufgenommen werden.
• Ggf. mitteilen, wann Ablaufplan und Login-Link gesendet werden.
• Legen Sie auch einen Moderator fest, dieser sollte durch das Meeting leiten und das Wort an die Kollegen weitergeben. Handelt es sich bei ihrem Online-Meeting eher um eine Talkrunde, sollten Sie darüber nachdenken, einen professionellen Moderator – der neutral in die Runde kommt – zu engagieren. Unter Umständen kann dies sinnvoll sein. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag „Eine souveräne Moderation".

3. Erstellen Sie einen festen Ablaufplan und klären Sie, wer wann dran ist und wie lange

Um die Planbarkeit für alle Teilnehmer zu gewährleisten, sollten Sie von vornherein festlegen, wie lange das Meeting dauern soll. Am besten legen Sie von Anfang an einen festen Ablaufplan fest und planen entsprechende Zeitfenster für die jeweiligen Themenpunkte ein. Timeboxing ist eine effiziente Strategie, um Meetings on- wie auch offline effizienter zu gestalten.

Stellen Sie sich vor dem Versand des Ablaufplans außerdem die Frage: Wer hat wieviel Zeit und wie lange?

4. Räumen Sie Zeit für Fragen ein

Nicht vergessen sollten Sie außerdem Zeitfenster für Fragen der Teilnehmer. Auch diese dürfen „getimeboxt“ werden, nutzen Sie dazu auch alle Möglichkeiten Ihrer Software. Zum Beispiel den Text-Chat – in dem können die User dann schon mal ihre Fragen hinterlassen und diese können am Ende beantwortet werden. Je nach Größe des Meetings ist es ggf. sinnvoll einen Kollegen die Fragen „managen“ zu lassen. Es gibt Softwarelösungen, die Fragen markieren können und so auf dem Bildschirm desjenigen platzieren, der gerade spricht.

Alternativ könnte man auch vorab einen Code vermitteln, mit dem die Leute sich im Chat melden können, wenn Sie eine Frage haben. Zum Beispiel die Zahl 1 zu tippen. Voraussetzung ist, dass Sie dann während Sie sprechen ggf. den Chat im Auge behalten müssen. Auch, um Leute zu reaktivieren, ist es manchmal sinnvoll einen Code festzulege, oder, um zum Beispiel herauszufinden, ob ein Meeeting noch aktiv und aufmerksam begleitet wird, oder nicht. Genutzt wird sowas zum Beispiel auch auf der Videoplattform Twitch, auf der Gamer ihren Bildschirm streamen, während sie Spiele spielen. Hier steht die 1 meist für ja, die 2 für nein… Um ein schnelles Meinungsbild zu bekommen, wird dies auf Twitch meist genutzt, da die Hauptaufgabe ja das „Zocken“ ist. Ähnlich wäre es auch bei unserem Beispiel: Es geht ja in erster Linie um die Präsentation – demokratische Abstimmungen über dieses System sind allerdings so nur bei kleinen Runden möglich.

5. Öffnen Sie alle Links, Präsentationen und Co. – schließen Sie Ihr Mailprogramm

Sie möchten während des Meetings Ihren Bildschirm teilen, um eine Präsentation zu zeigen? Dann sollten Sie nicht nur diese, sondern auch Ihren digitalen Arbeitsplatz, heißt Ihre Bildschirme insgesamt „aufräumen“. Bevor Sie an der Reihe sind, öffnen Sie alle Websites und Präsentationen, die Sie im Meeting benötigen. Und ganz wichtig: Schließen Sie Ihr Mailprogramm und alle sensiblen Daten. Seien Sie bereit, damit Sie für einen fließenden Übergang sorgen können – dies lässt Ihre Präsentation unter Umständen noch professioneller wirken.

6. Machen Sie Pausen!

Erinnern Sie sich noch damals an die Schule? In jeder Klasse gab es diese Kinder, die mit dem Klingeln auf die Toilette flitzten. Auch unter Ihren Teilnehmern wird es denjenigen geben, der sich während der Veranstaltung einen Liter Tee gekocht und diesen komplett ausgetrunken hat. Die Konsequenz ist da, man möchte unter Umständen nichts verpassen, rutscht deswegen auf dem Platz hin und her… Quälen Sie die Teilnehmer nicht, sondern planen Sie – je nach Länge des Meetings - eine Pause ein.

Oder: Machen Sie von vornherein klar, dass die Veranstaltung aufgezeichnet wird und die User im Fall der Fälle, dass Sie den Platz verlassen müssen, die Möglichkeit haben das Meeting oder verpasste Themen nachzuverfolgen. Dies macht auch Sinn, wenn Ihr Team sich in unterschiedlichen Zeitzonen bewegt, unterschiedliche Sprachen spricht oder wenn jemand krank ist.

Sinnvoll ist der Mitschnitt allemal, besonders wenn Sie so ein Meeting das erste Mal veranstalten. Es kann auch Ihnen helfen, an Ihren Vortragskünsten zu arbeiten. Wenn Sie unsicher sind: Schauen Sie sich das Meeting im Nachgang nochmal an und seien Sie sich selbst gegenüber kritisch: Was hätten Sie besser machen können? Wo waren Sie zu schnell? Wo zu langsam? Sind Sie auf alle Fragen eingegangen? Und: Haben Sie den Chat beachtet?

7. Beenden Sie das Meeting richtig – planen Sie dafür Zeit ein

Das Meeting ist geschafft. Planen Sie zum Abschluss am besten noch ein wenig Zeit für „Offtopics“ ein. Gerade, wenn Sie an unterschiedlichen Orten arbeiten, aber man sich als Team verstehen soll, kann es helfen am Ende noch ein wenig Raum für Smalltalk oder andere berufliche Themen zu geben, als die unter deren Motto das Online-Meeting stand.

Vergessen Sie außerdem nicht, auch selbst Feedback einzufordern. Und wenn Sie selbst nur Teilnehmer gewesen sind: Geben Sie auch Feedback. Wie das aussehen kann, erfahren Sie in unserem Beitrag "Was macht ein zielführendes Feedback aus?".
Als Moderator: Machen Sie für die Teilnehmer des Meetings noch einmal deutlich, wie Sie an die Dokumentation, das Protokoll oder Infos kommen. Aber auch: An wen können Fragen gerichtet werden, die sich im Nachgang ergeben? Und bei regelmäßigen Meetings: Wann findet der nächste Termin statt und was wird das Thema sein?

Haben Sie noch Fragen zum Thema Online-Meetings? Dann melden Sie sich bei uns per E-Mail info(at)marketinginwestfalen.de oder via Twitter oder Facebook.