Timeboxing – eine Methode für effiziente Meetings

Von Sylvia Homann, veröffentlicht am 18.06.2019
Frauenhände am Computer

Timeboxing bedeutet im Grunde nichts anderes, als sich Zeitlimits zu setzen und auch daran zu halten.  Timeboxing kann man überall einsetzen – für die Strukturierung seines Arbeitstages, für bestimmte Aufgaben, Teilaufgaben, Projekte, Meetings oder Konferenzen.

Timeboxing diszipliniert

Wenn man nur 10 Minuten Zeit hat, um eine Aufgabe zu bewältigen, dann macht man in den 10 Minuten nichts anderes und wird in diesem Zeitfenster auch fertig. Das haben Sie vermutlich selbst schon einmal erlebt: Sie waren plötzlich gezwungen, in sehr kurzer Zeit ein gutes Ergebnis zu bringen. Sie haben im ersten Moment gedacht: „Das schaffe ich nie!“ und waren dann am Ende doch ganz erstaunt, dass es geklappt hat. Dieses Erlebnis ist reproduzierbar! Und das ohne den Stress!  Timeboxing verhindert Zeitverschwendung. Es sorgt dafür, dass Sie sich nicht mehr so schnell ablenken lassen und bei der Sache bleiben. Richtig angewendet hilft Timeboxing dabei, den Arbeitsablauf zu straffen, Konferenzen und Meetings drastisch zu verkürzen und es vermeidet am Ende sogar Stress.

Eine Uhr genügt

Das Einzige, was man für Timeboxing braucht – ist eine Uhr. Im Handel gibt es tatsächlich Timeboxing-Uhren. Die noch übrige Zeit ist zum Beispiel rot dargestellt und man sieht auf einen kurzen Blick wieviel noch übrig ist.  Das ist ganz nett, im Prinzip funktioniert die Methode mit jeder anderen Uhr aber auch, sofern sie von jedem gesehen werden kann.

Nehmen wir das Beispiel Meeting. Meetings haben mehrere schlechte Angewohnheiten: Sie beginnen gerne unpünktlich, dauern dann länger als nötig und drehen sich im Kreis. All das kann man mit Timeboxing sehr gut in den Griff bekommen.

Legen Sie vorher fest, wie lange das Meeting dauern soll. Gibt es mehrere Punkte zu besprechen, bestimmen Sie außerdem, wie lange jeder dieser Punkte behandelt werden soll. Informieren Sie unbedingt alle Teilnehmer vor Beginn des Meetings über den Ablauf der Methode, damit hinterher keiner sauer ist. Dann stellen Sie die Uhr … und es kann losgehen.

Wichtig ist, dass Sie ganz akribisch darauf achten, dass nach Ablauf der festgelegten Zeit auch wirklich Schluss ist. Sonst verpufft die Methode. Wenn Sie Timeboxing stringent durchziehen, werden Sie etwas ganz Wundervolles erleben: Das Meeting ist genau dann zu Ende, wann sie es geplant haben.

Fokussiert im Zeitfenster

Nehmen wir noch ein anderes Beispiel: Sie können Timeboxing auch dazu nutzen, ihren gesamten Arbeitstag zu strukturieren. Zum Beispiel könnten Sie die Zeiten festlegen, in denen Sie sich um E-Mails kümmern. Morgens von 8 bis 9, dann mittags noch mal von 13 bis 14 Uhr. Und vielleicht noch einmal in der letzten halben Stunde vor Feierabend. Je nachdem, wieviel Raum E-Mails in ihrem Job so einnehmen.

In den Zeiten dazwischen fassen Sie ihr E-Mail-Programm nicht an. Lassen Sie sich auch keine Benachrichtigungen schicken, die ständig aufploppen oder in ihr Ohr „zwuuuschen“. Stattdessen konzentrieren Sie sich auf andere Aufgaben - und zwar ausschließlich auf diese. Idealerweise stecken Sie auch diese Aufgaben jeweils in eine Timebox. Sie werden schnell merken, wie erholsam und befriedigend es ist, konzentriert und ununterbrochen an einer Aufgabe zu arbeiten.

Weniger Druck, mehr Effizienz

Die Vorteile im Meeting oder in der Konferenz sind folgende:

  1. Die Besprechung beginnt pünktlich und endet pünktlich. Sie werden also keinen zusätzlichen Zeitdruck mehr haben, weil mal wieder etwas länger gedauert hat als geplant.
  2. Die Teilnehmer kommen in ihren Redebeiträgen schneller zum Punkt. Alle sind gezwungen, nicht lange um den heißen Brei herumzureden. Und es haben angenehmerweise auch nicht mehr alle die Zeit, das, was vorher schon gesagt wurde, in eigenen Worten zu wiederholen.
  3. Wichtige Punkte bekommen die Aufmerksamkeit, die sie verdienen und unwichtigere Aspekte werden nicht unnötig aufgebläht.

Wenn Sie Timeboxing auf große Teile ihres Arbeitstages anwenden, dann sind die positiven Effekte noch viel größer:

  1. Sie werden produktiver. Wenn Sie sich ein Zeitfenster für eine Aufgabe gesetzt haben und sich nur noch auf diese eine Sache konzentrieren, dann lassen Sie sich weniger ablenken und kommen so viel schneller voran. Kommen wir noch einmal auf das Beispiel E-Mails zurück: Wenn Sie E-mails nur noch zu bestimmen Zeiten lesen und beantworten, werden Sie in ihren anderen Arbeitsprozessen nicht mehr ständig durch aufploppende Nachrichten abgelenkt. Wissenschaftler haben herausgefunden, dass man durchschnittlich acht Minuten braucht, um nach einer Unterbrechung wieder in einen konzentrierten Arbeitsprozess zurückzufinden. Acht Minuten! Für jede aufploppende E-Mail! Wenn Sie mutig sind, rechnen Sie ruhig mal aus, wieviel Zeit Sie folglich durch aufploppende E-Mails verschwenden. (Das gilt für What’s-App-Nachrichten natürlich genauso….)
  2. Weniger Ablenkung bedeutet weniger Stress. Das mit dem Multitasking ist nämlich erwiesenermaßen Quatsch, leider sogar für Frauen.  Dieses ständige Raus und Rein in die Konzentration und der Wechsel zwischen vielen verschiedenen Aufgaben bedeutet puren Stress. Sie merken ja, dass Sie nicht recht vorankommen und geraten so unter Zeitdruck. Und Zeitdruck ist einer der größten Stressoren überhaupt. Also: Auch wenn Timeboxing bedeutet, sich Zeitlimits zu setzen, sorgt es am Ende für weniger Zeitdruck.

Je mehr Übung, desto besser

Timeboxing hat keine Nachteile. Es kann aber vielleicht sein, dass Sie und Ihr Team am Anfang ein bisschen Zeit brauchen, um sich an diese Methode zu gewöhnen. Schnell auf den Punkt zu kommen und nicht immer sein Geltungsbedürfnis zu befriedigen, braucht ein bisschen Übung. Aber wenn Sie sich konsequent daran halten, wird es jedes Mal einfacher. Schon bald haben alle die Vorteile von  Timeboxing erkannt und disziplinieren sich automatisch selber.

Es kann auch ein bisschen dauern ein Gefühl dafür zu bekommen, wie groß die Zeitfenster wirklich sein müssen. Aber auch das ist reine Übungssache. Kann ein Thema nicht erschöpfend in einem Meeting behandelt werden, ist es vielleicht ein Zeichen dafür, dass es noch nicht ganz ausgegoren ist und einer besonderen Behandlung bedarf. Sprich: Eines Extra-Meetings- und da müssen vielleicht gar nicht alle beteiligt sein.

Probieren Sie Timeboxing doch einfach ein paar Mal aus, um sorgsam mit ihrer wertvollen Zeit umzugehen. Denn „Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ (Parkinsonsches Gesetz)

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Sylvia Homann

ist Radio-Moderatorin bei Radio Hochstift in Paderborn und seit einigen Jahren zertifizierte Qualitätsmanagerin nach der Norm ISO 9001:2015. Sie berät unter anderem Dienstleistungsunternehmen und Bildungseinrichtungen in Sachen Qualitätsmanagement und Arbeitsorganisation. Darüber hinaus bietet sie auch Workshops und Inhouse-Schulungen an – zum Beispiel zu den Themen Kundenorientierung, gute Führung und Leitbild. Im Frühjahr 2019 hat sie gemeinsam mit drei anderen Autoren ein Buch über Qualitätsmanagement für Medien geschrieben: „Qualität managen. Das ISO-Handbuch für Kreative in Medien.“ In ihrem Podcast "QM-Quickie" geht's um kleine und einfache Methoden für eine bessere Arbeitsorganisation.