1. Die richtige Botschaft – Haben Sie wirklich etwas zu sagen?

Das Instrument der Pressekonferenz ist ein klangvolles, eine scharfe Waffe, die Sie gezielt einsetzen sollten. Machen Sie nicht zu jeder Gelegenheit eine Pressekonferenz. Das strapaziert die Nerven von Journalisten nur unnütz und zwingt zum Absagen, was sie nicht gerne tun. Redakteure werden es Ihnen danken, wenn Sie sich den Ruf aufbauen „wenn xy einlädt, dann gibt es WIRKLICH etwas zu berichten.“ Wenn Sie unsicher sind, wie interessant Ihre Neuigkeit ist, „üben“ Sie schon einmal im Bekanntenkreis oder in anderen Abteilungen. Wenn das Thema nicht interessiert aufgenommen wird, war es entweder nicht gut präsentiert oder es ist nicht spannend genug.

2. Der richtige Schwerpunkt – Was ist eigentlich wirklich wichtig…?

Journalisten berichten gern über Themen, die eine Relevanz für ihre Leser, Hörer, Zuschauer haben. Das kann ein praktischer Nutzen sein, Bedeutung, Aktualität, Unterhaltungswert, usw.  In der Praxis zeigt sich nicht selten, dass Unternehmen in eigener Sache „betriebsblind“ werden: Wenn Sie beispielsweise die Einweihung eines großen Anbaus planen, die Veranstaltung aber nicht öffentlich ist und die Medien bisher noch gar nichts von Ihrer großen Investition wissen -  dann ist nicht die Einweihungsgala die „Nachricht“, sondern die zugrundeliegende, gewichtige Wirtschaftsmeldung „Unternehmen x investiert xx Millionen Euro und bekennt sich zum Standort“. Versuchen Sie, Ihr Thema auch einmal anders herum zu denken. Welcher Aspekt hat Relevanz?

3. Der richtige Zeitpunkt – Fallstricke vermeiden ist nicht schwer.

Hier gibt es einige ganz einfache Tricks: Pressekonferenzen legen Sie am besten auf einen Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag  und nach Möglichkeit nicht in den Nachmittag oder die Abendstunden. Als gute Zeit für Journalisten hat sich der späte Vormittag erwiesen, auch 10 Uhr geht in Ordnung. Schreiben Sie in Ihre Einladung nach Möglichkeit die voraussichtliche Dauer, die 1 Stunde nicht überschreiten sollte. So können Ihre Gäste besser planen.
Für den richtigen Zeitpunkt zum Versand Ihrer Einladung gilt: Zwei bis vier Wochen vorher ist meist eine gute Zeit.

4. Das richtige Timing – Geben Sie vorher noch nicht alles preis.

Nicht, dass wir uns falsch verstehen: Halten Sie bei Ihrer Einladung nicht zuviel zurück! Rätselei hilft niemandem und wird Journalisten eher abschrecken als neugierig machen. Andererseits sollten Sie auch nicht alles vorher verraten. Reißen Sie kurz und klar an, worum es in der PK gehen wird und welche Informationen zu erwarten sind. Diese Informationen en Detail müssen und sollten Sie nicht vorab bereits Ihrer Einladung beifügen. Dann bekommen Journalisten leicht das Gefühl, sie wüssten schon genug und der Aufwand lohne nicht, zu Ihrer PK zu kommen.

5. Die richtigen Rahmenbedingungen – Mit Speck fängt man…

Auch Journalisten sind nur Menschen. Menschen mit manchmal chaotischem Tagesablauf. Das Essen kann da schon mal in Vergessenheit geraten. Mit ein wenig Catering machen Sie nie etwas falsch und wenn es lohnt (ab belegten Brötchen aufwärts), können Sie es auch gern in die Einladung mit aufnehmen.

6. Der richtige Ablauf – Nach der Pressekonferenz ist vor der Pressekonferenz.

Im Idealfall haben Sie den Ablauf Ihrer Pressekonferenz gründlich geplant und halten ihn auch ein. Sollten sich Änderungen ergeben (müssen), spielen Sie mit offenen Karten und erklären, wieso. Für das nächste Mal werden die Journalisten den Eindruck mitnehmen, auf Sie, Ihre Informationen und Angaben und auf Ihre Ehrlichkeit ist Verlass. Das erhöht Ihre Chancen, dass die Medienvertreter beim nächsten Mal wiederkommen.

7. Die richtige „Frequenz“ – „Nicht die schon wieder….!“

Auch bei PKs ist es wie so oft: Die Dosis macht das Gift. Laden Sie jeden Monat oder alle paar Wochen zu einer neuen Pressekonferenz, wird sie bald kaum mehr jemand ernst nehmen. Generell sollten Sie sich Pressekonferenzen für wirklich wichtige Themen vorbehalten. In vielen anderen Fällen reichen Pressemitteilungen aus. Als Faustregel gilt (außer für berechtigte Ausnahmen): Mehr als zweimal im Jahr zu einer Pressekonferenz zu laden ist schon oft.

8. Die richtige Anhänglichkeit – Seien Sie keine Klette.

Auf Ihre Einladung zur Pressekonferenz haben Sie noch nichts gehört? Behalten Sie die Nerven. Nachhaken ist grundsätzlich okay, aber wirklich nur sehr gezielt eingesetzt. Rufen Sie nicht dreimal vorher an, das mögen Journalisten gar nicht gerne. Einmal geht vielleicht noch gerade so. Aber hier werden Sie Ihre eigenen Erfahrungen mit den einzelnen Redaktionen sammeln. Im Idealfall informieren Sie sich, wann Redaktionskonferenzen stattfinden und rufen zu dieser Zeit nicht an. Vielleicht schicken Sie lieber eine kurze, freundliche Mail „Dürfen wir mit Ihnen rechnen? Wir würden uns sehr freuen.“

9. Der richtige Umgang mit der Absage – Zeigen Sie Größe.  

Sollten Sie häufiger Pressekonferenzen abhalten, wird immer wieder einmal eine Redaktion absagen. Gehen Sie souverän und niemals beleidigt mit Absagen um. Druck bringt an dieser Stelle nichts. Auch, wenn Pressevertreter sich nicht abgemeldet haben und nicht kommen, zeigen Sie Verständnis und laden Sie nächstes Mal wieder genauso freundlich ein. Aus Böswilligkeit geschieht das (fast) nie. Stattdessen versorgen Sie die Journalisten, die geladen waren und nicht kommen konnten, zeitnah – das heißt, in den Stunden unmittelbar nach der PK - mit vorab vorbereiteten Informationen und Ihrer Pressemappe.

10. Die richtige Gemengelage – nicht auf alles haben Sie Einfluss.

Seien Sie getröstet: Auch, wenn Sie alles richtig machen, kann es sein, dass nur wenige oder gar keine Journalisten zu Ihrer Pressekonferenz kommen. Denn nicht alle Umstände sind planbar. Viel Unvorhergesehenes kann passieren: Wenn sich in der Zwischenzeit der Bundespräsident zu einem Termin in der Nähe ankündigt, Redaktionen streiken, Helene Fischer zeitgleich bei einem Überraschungskonzert im Stadion nebenan auftritt oder ein Großbrand ausbricht, dann planen Redakteure schon einmal um. Das liegt dann nicht an Ihrer Vorbereitung. Kopf hoch, beim nächsten Mal wird es besser klappen. Für Ihre nächste Pressekonferenz wünschen wir viel Erfolg!