1. Die Struktur

Überlegen Sie sich zuerst eine Struktur: Wie soll die Präsentation ablaufen, was soll enthalten sein. Notieren Sie für die einzelnen Abschnitte Punkte und stellen Sie Ihre Struktur zunächst am Anfang Ihres Vortrags vor. So wissen die Zuhörer schon vorab, was Sie erwartet. Geben Sie auch eine zeitliche Einschätzung für die einzelnen Punkte an – je nach Länge der gesamten Präsentation ist das sinnvoll. Planen Sie länger als 20 Minuten zu sprechen, sollten Sie auch Pausenzeiten in der Struktur mit aufführen oder Zeiten notieren, in denen Fragen gestellt werden können. Das ist wichtig, um im Zeitplan zu bleiben (lesen Sie dazu auch unseren Beitrag zum Thema Timeboxing). Erkundigen Sie sich daher auch vorab, wieviel Zeit Ihnen der Veranstalter zu Verfügung stellt.

2. Weniger ist mehr - 7 ist die Magic-Number

Kennen Sie das noch aus der Schule oder dem Studium? Völlig überladene Folien lassen einen den Anfang verpassen. Das bezieht sich sowohl auf das Folien-Design, als auch auf den niedergeschriebenen Inhalt. Orientieren Sie sich daher an der Faustregel: Weniger ist mehr! Versuchen Sie ein „ruhiges“ Design auszuwählen, damit sich das Auge nicht an überflüssigen Details festhalten oder dadurch abgelenkt werden kann. Verzichten Sie unter Umständen ganz darauf oder lassen Sie durch Ihre Grafikabteilung oder einen Mediengestalter Ihres Vertrauens ein Design in Ihrem CI erstellen, das zum Unternehmen passt (hier geht es zu unserem Whitepaper zum Thema CI).

Was auch hilft: Lassen Sie einen Kollegen mit neutralem Blick vorab auf die Präsentation schauen und dessen ersten Eindruck schildern.

Die zweite Faustregel lautet: „Die 7 ist die Magic-Number“. Versuchen Sie maximal sieben Punkte in Schlagworten auf der Folie darzustellen. Alle weiteren Informationen überladen die Folien. Falls Sie selbst Angst haben, wichtige Informationen zu vergessen, notieren Sie diese im Notizenfeld am unteren Rand des Bildschirms, diese sind während der Präsentation nur für Sie, nicht aber für Ihre Zuhörer sichtbar. Und: Heben Sie sich zusätzliche Informationen ruhig für die Datei, die Sie im Nachgang Ihres Vortrags versenden möchten, auf. Diese darf gerne ausführlicher ausfallen, dazu finden Sie am Ende dieses Textes mehr Infos.

3. Vorbereitung ist alles!

Ganz wichtig: Seien Sie vorbereitet! Schließen Sie alle überflüssigen Tabs und Programme auf Ihrem Computer, damit der Moderator Ihnen jederzeit das Wort geben kann und Sie direkt loslegen können. Nichts ist peinlicher als der Moment, in dem Ihre Zuhörer sehen können, dass Sie bislang auf einer Klatsch-Website oder in Social Media unterwegs waren und den bisherigen Inhalt der Veranstaltung nicht mit voller Aufmerksamkeit verfolgt haben. Oder wenn sensible Daten sichtbar werden, weil Ihr Mailprogramm beispielsweise noch geöffnet ist.

Genauso wichtig ist die Vorbereitung in Sachen Zeitplanung. Proben Sie Ihren Vortrag! Finden Sie heraus, wie lange Sie pro Punkt benötigen und schätzen Sie nicht einfach nur, denn das kann schnell schief gehen. Nichts kann ein Meeting mehr durcheinander bringen, als eine falsche Zeitplanung eines Redners.

4. Uhr laufen lassen, Zeit pro Folie einplanen!

Sie merken schon: Das Thema Zeit ist wichtig. Planen Sie für sich selbst die Zeit pro Folie ein und überschreiten Sie diese nicht. Lassen Sie auch Zeitfenster für Fragen. Damit Sie das Ganze im Blick behalten, können Sie vorab beim Testlauf „Neue Anzeigedauer testen“ einstellen. So erhalten Sie die Ansicht, in der Sie sehen können, wieviel Zeit Sie beim Probelauf für die jeweilige Folie benötigt haben. Übrigens können Sie Ihre Präsentationen auch Aufzeichnen. Eine Anleitung zum Aufzeichnen Ihrer Präsentation finden Sie hier bei Office.

5. Verpacken Sie Ihr Thema in Häppchen

Wie schon in den ersten beiden Punkten dieses Textes erwähnt, sollten Sie sich möglichst kurz und übersichtlich halten. Haben Sie Zeit für Pausen oder die Möglichkeit für eine Reaktivierung der Zuhörer eingeplant? Wenn nicht, sollten Sie das spätestens jetzt tun. Auf Live-Streaming-Videoplattformen wie Twitch, bei denen sich die Gamer auf das Spiel konzentrieren müssen, werden häufig Aktivierungen der Zuschauer gemacht, indem aufgerufen wird die Tasten „1“ oder „2“ zu drücken. Die Streamer stellen Fragen und bitten mit dem Tippen der Zahlen 1 für Ja und 2 für Nein im Chat zu antworten. Das macht das Erfassen einer gesamten Tendenz schneller möglich und reaktiviert die Zuhörer.
Die Alternative für Ihre Präsentation: Sie nutzen GIFs oder Bildimpulse in Ihrer Powerpoint-Präsentation, um die Zuhörer wieder zu aktivieren, in diesem Fall durch einen optischen Reiz. Natürlich sollten diese nicht völlig aus der Luft gegriffen sein, sondern zum Thema passen. Versuchen Sie da alle Möglichkeiten zu nutzen, die Sie haben.

6. Vergessen Sie nicht Kontaktdaten bereitzustellen

Je nach Publikum ist es sinnvoll, wenn Sie am Ende der Präsentation Ihre Kontaktdaten bereithalten oder zum Beispiel auf der letzten Folie niederschreiben. Manchmal fallen einem nach einer Veranstaltung noch Fragen ein, die man am besten mit dem Vortragenden klären kann, daher ist es sinnvoll die besten Kontaktmöglichkeiten zu notieren. Hier haben Sie auch die Möglichkeit die Wege der Kontaktaufnahme zu lenken, denn manchmal nervt es doch, wenn man auf seinem privaten Instagram-Kanal Nachrichten von Teilnehmern einer Veranstaltung bekommt, wenn man gerade gemütlich im Garten mit Freunden sitzt.

7. Bereiten Sie die Power-Point schon vorab zum Versand vor

Zum Abschluss jeder Präsentation sollten Sie außerdem die Powerpoint-Folien, gerne in ausführlicherer Form, wie bereits oben erwähnt, zum Versand bereithalten. Idealerweise entfernen Sie aus dieser die „Aktivierungen“, die Sie in der Präsentation genutzt haben, um Ihre Zuhörer abzuholen, wie GIFs und Bilder. Bringen Sie Ihre Präsentation am besten ins PDF-Format, dieses ist deutlich kompakter und benötigt weniger Speicher im E-Mailpostfach Ihrer Teilnehmer. Je nach Programm, mit dem die Veranstaltung durchgeführt wird, können Sie die Datei natürlich auch über den Chat versenden. Wenn Sie die Veranstaltung mitgeschnitten haben und als Video bereitstellen, könnten Sie dieses beispielsweise auf Ihrer Homepage oder auch als verstecktes Video bei Youtube hochladen, mit dem sich nur User das Video ansehen können, die den Link zum Video erhalten haben.