Sechs Tipps für gute und effiziente Meetings

Von Sylvia Homann, veröffentlicht am 15.09.2020
Mann schreibt etwas auf einen Zettel

1. Eindeutiges Thema, klare Struktur

Weil ja kaum einer Lust hat, stundenlang in einem Videochat festzuhängen, haben Meetings in den vergangenen Monaten in vielen Firmen eine bessere Struktur bekommen. Ein Tipp, der sowohl für Online-, als auch Präsenzmeetings gilt: Geben Sie dem Kind einen klaren Namen, am Besten sollte im Titel des Meetings das Ziel des Ganzen schon festgelegt sein. So stellen Sie schon bei der Planung sicher, dass Sie selbst und alle anderen ganz genau wissen, worum es geht. Setzen Sie dann die Tagesordnungspunkte für die Besprechung fest und rücken Sie davon nicht mehr ab. Vor allem nicht im laufenden Meeting! Ergibt sich ein neues Thema oder ein erweiterter Gesprächsbedarf, machen Sie dafür einen neuen Termin aus.

2. Pünktlich anfangen, pünktlich aufhören

Verlässlichkeit im Arbeitsalltag ist ein wichtiger Punkt, um den Tag entspannt zu gestalten. Gehen Sie davon aus, dass alle Meeting-Teilnehmer auch noch andere Themen und Meetings im Kalender haben und sorgen Sie dafür, dass ihr Meeting pünktlich anfängt und auch pünktlich wieder aufhört. Ihre Kollegen und Business-Partner werden es Ihnen danken. Warten Sie nicht auf Zu-Spät-Kommer, schon gar nicht auf die notorischen. Beginnt die Besprechung später und dauert dafür länger, geraten am Ende alle in Stress. Kommt ein Kollege immer wieder zu spät, fragen Sie ihn doch unter vier Augen, was er oder sie braucht, um beim nächsten Mal pünktlich zu sein.

3. Nur eine Person leitet, die aber wirklich

Gleichberechtigung und Gleichwürdigkeit sind super – im Meeting muss es aber einen Menschen geben, der den Ton angibt und durch die Tagesordnung führt. Das können Sie selbst sein – oder aber Sie delegieren die Moderation an einen Ihrer Mitarbeiter. Bei wiederkehrenden Meetings können Sie ein rollierendes Verfahren vereinbaren: Jedes Meeting wird von einem anderen Mitarbeiter vorbereitet und durchgeführt. Der Moderator achtet auf einen pünktlichen Beginn und ein pünktliches Ende. Darauf, dass über die Inhalte der Tagesordnung gesprochen wird und nicht über die Butterpreise oder die Maskenpflicht im Allgemeinen und Besonderen. Und daruf, dass immer nur ein Mensch redet und die anderen zuhören – so wie es erfreulicherweise im Video-Meeting ja gar nicht anders geht. Entscheiden Sie sich für ein rollierendes Verfahren, geben Sie ihren Mitarbeitern und Kollegen die Gelegenheit, die Schwierigkeiten und Zwänge der Moderation am eigenen Leib zu erfahren. Das macht sensibler für die nächsten Meetings und könnte dem einen oder der anderen das nächste unerwünschte Co-Referat abgewöhnen.

4. So viele wie nötig, aber so wenige wie möglich

Eine Freundin von mir hatte unlängst eine schöne Erfahrung bei einem Präsenz-Meeting unter Corona-Bedingungen. Sie hatte einen Raum gebucht, der für die Anzahl der teilnehmenden Personen großzügig war und in dem die Hygiene-Regeln problemlos eingehalten werden konnten. Nebenan – in einem wesentlich kleineren Raum – waren viel mehr Menschen für eine andere Besprechung. Der Leiter dieses Meetings bat meine Freundin, mit ihr den Raum zu tauschen, damit auch diese Gruppe wenigstens ansatzweise Abstand halten könne. Beide überlegten hin und her, wie ein Raumwechsel hygienisch einwandfrei ablaufen könnte. Mitten in dieser Diskussion entschied sich ein Drittel der Teilnehmer des vollen Meetings, dass sie eigentlich gar nicht zwingend dabei sein müssen und gingen. Das Problem war auch ohne Raumwechsel gelöst. Was lernen wir daraus? In vielen Meetings sitzen zu viele Menschen. Menschen, die gar nicht anwesend sein müssen und in dieser Zeit sinnvolle andere Dinge machen könnten. Das bremst. Deswegen sollten Sie bei der Planung Ihres Meetings ganz genau überlegen, wen Sie für die zu besprechende Frage eigentlich wirklich benötigen. Weniger ist mehr.

5. Sprechen gerne, aber nur in der Box

Unter Corona ist es vielerorts schon besser geworden, aber es gibt sie immer noch: Die Menschen, die ständig überflüssige Co-Referate halten müssen. Oder das sagen, was der Vorredner auch schon gesagt hat – nur noch mal mit anderen Worten. Auch das bremst die Dynamik und Effizienz in einem Meeting übel aus. Deswegen sollten Sie ihr Meeting timeboxen. Gibt es eine klare Tagesordnung, dann überlegen Sie sich, wie viele Minuten Sie für welchen Punkt aufwenden wollen. Geben Sie also jedem Punkt eine eigene Timebox. Machen Sie am Anfang des Meetings klar, dass Sie von diesem Zeitplan nicht abrücken werden – jedes Thema bekommt nur den vorgesehenen Rahmen. Das heißt, wer etwas zum Thema sagen will, kann es nur in diesem Zeitrahmen tun. Sie werden verwundert und entzückt sein, wie effizient und kurzweilig ein Meeting durch diese einfache Methode werden kann. Am besten funktioniert Timeboxing mit einer für alle sichtbaren Uhr.

6. Erst vorbereiten, dann Meeting starten

Effizientes Arbeiten braucht gute Vorbereitung. Das gilt für Online-Meetings genauso wie für Präsenzveranstaltungen. Was gibt es Nervigeres, als wenn während der Besprechung noch Zahlen oder E-Mails gesucht werden müssen oder andere wichtige Informationen nicht zur Verfügung stehen? Reine Zeitverschwendung. Überlegen Sie bei der Planung ihres Meetings also nicht nur, was überhaupt das Thema ist und wen Sie für die Besprechung brauchen, sondern gehen Sie Punkt für Punkt ihre Tagesordnung durch und überlegen, welche Materialien Sie brauchen. Flipchart, Stifte, Beamer? Zahlen, Daten und Fakten? Informationen aus anderen Abteilungen? Einen Redebeitrag eines Experten? Eine Präsentation? Hygienekonzept, Desinfektionslösung und Mundschutz?
Wenn Sie online Meetings abhalten und mit anderen Informationen teilen wollen, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie Sie den Bildschirm teilen oder Videos oder den Ton für andere Teilnehmer ihres Videochats freigeben. Noch gibt es keine statistische Erhebung, wie viel Arbeitszeit unter Corona für diese technischen Fragen draufgeht, aber es dürfte ein nicht unerheblicher Zeitfaktor sein.

Fazit: Gute und effiziente Meetings sind keine Wunder, sondern schlicht das Ergebnis guter Vorbereitung. Die Arbeitszeit, die Sie in die Vorbereitung stecken, bekommen Sie durch kürzere Meetings und entspanntere Kollegen und Business-Partner locker und mehrfach wieder raus. Das gilt für Online-Meetings unter Corona genauso wie für die Meetings in der Zukunft, wenn wir uns wieder gefahrlos einander persönlich annähern können. Bleiben Sie gesund. 

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Sylvia Homann

war fast zwei Jahrzehnte Radio-Moderatorin bei Radio Hochstift in Paderborn und ist seit einigen Jahren zertifizierte Qualitätsmanagerin nach der Norm ISO 9001:2015. Sie berät u. a. Dienstleistungsunternehmen und Bildungseinrichtungen in Sachen Kommunikation, Qualitätsmanagement und Arbeitsorganisation. Darüber hinaus bietet sie auch Workhops und Inhouse-Schulungen an – zum Beispiel zu den Themen Kundenorientierung, gute Führung, Leitbild und Kommunikation. Im Frühjahr 2019 hat sie gemeinsam mit drei anderen Autoren ein Buch über Qualitätsmanagement für Medien geschrieben: „Qualität managen. Das ISO-Handbuch für Kreative in Medien.“ In ihrem Podcast "QM-Quickie" geht's um kleine und einfache Methoden für eine bessere Arbeitsorganisation. Sie ist zudem Teamleiterin Moderation bei HR1 in Frankfurt am Main.