Projektorganisation – so bringen Sie alle Aufgaben unter einen Hut

Von Henrike Dibbern, veröffentlicht am 18.10.2016
Notizbuch, Post-Its, Kuli, Laptop, Handy sortiert auf dem Schreibtisch

Projekte der unterschiedlichsten Couleur bestimmen das Arbeitsleben eines jeden Marketers. Um nicht den Überblick zu verlieren und jedes einzelne zu einem gelungenen Abschluss zu bringen, bedarf es einer gründlichen Projektorganisation. Nur so lässt sich der benötigte Arbeits- und Zeitaufwand jeder einzelnen Phase des Projektmanagements seriös abschätzen.

Generell durchlaufen Projekte, so verschieden sie auch sein mögen, vier Phasen, die es zu bewältigen gilt. Am Anfang steht die Vorbereitung des Projekts. Im zweiten Schritt geht es um die Planung, ehe sich das Projektteam in Schritt drei um die eigentliche Durchführung kümmern kann. Phase vier ist schließlich mit dem Abschluss des Projekts erreicht.

Phase 1: Ziele und Meilensteine setzen

Legen Sie zunächst zwei Arbeitsräume P.1 und P.2 an. P.1 bezeichnet dabei den Auftrag an sich, P.2 befasst sich mit der Umsetzung. Ordnen Sie dem ersten Arbeitsraum nun verschiedenen Stapel zu. Das sind zum einen die Ziele, die Sie im Rahmen des Projekts erreichen wollen, aber auch die Stakeholder, die im Laufe des Prozesses auftauchen werden. Sprechen Sie mit diesen, sodass Sie die wichtigsten Anforderungen definieren können.

Ebenfalls zu P.1 gehören die sogenannten Meilensteine, also die relevanten Termine innerhalb des Projekts, die Sie bereits im Vorfeld erkennen können. Widmen Sie sich auch den zu erwartenden Risiken und stimmen Sie mit Ihren Vorgesetzten die Projektorganisation ab. Wenn Sie alle wichtigen Informationen eingeholt haben, erfolgt deren Dokumentation und die abschließende Projektfreigabe durch den Auftraggeber.

Phase 2: Arbeitsschritte definieren und delegieren

Sie haben Ihre Ziele festgelegt? Die organisatorischen Fragen sind ebenso geregelt wie auch die Projektfreigabe? Dann ist das Feintuning an der Reihe. Laden Sie die Projektbeteiligten zum Kick-off-Meeting und nutzen Sie diese Gelegenheit um darzulegen, warum Sie dieses Projekt realisieren werden und welche Ziele Sie verfolgen. Erklären Sie die wichtigsten Aufgaben, die auf Sie und das Projektteam zukommen werden und verweisen Sie auf die Meilensteine und die demnächst anstehenden Abschnitte.

Widmen wir uns nun P.2, dem zweiten Arbeitsraum, der sich mit der Umsetzung befasst. Nehmen Sie sich die Hauptanforderungen vor und legen Sie fest, was Sie unternehmen müssen, damit diese Hauptanforderung als erledigt angesehen werden kann. Setzen Sie nun Fristen fest, bis wann diese Aufgaben erfüllt werden müssen und weisen Sie die einzelnen Arbeitsschritte den verantwortlichen Projektteams zu. Die jeweiligen Termine nehmen Sie sich in Ihrer Eigenschaft als Projektleiter zur Überprüfung auf Wiedervorlage.

Phase 3: Umsetzung

In der dritten Phase der Projektorganisation geht es schließlich ans Eingemachte: Vereinbaren sie Regeltermine, um das Team im festgesetzten Turnus über den Projektfortschritt sowie über etwaige Hindernisse in Kenntnis zu setzen. Achten Sie darauf, dass es Protokolle mit den wichtigsten Ergebnissen aus diesen Meetings gibt. Sorgen Sie dafür, dass diejenigen, die die Verantwortung für die Hauptanforderungen des Projekts tragen, im Rahmen der Besprechungen den aktuellen Status quo sowie die nächsten erforderlichen Schritte darlegen. Sie selbst sollten dabei stets ein Auge auf der Entwicklung der Hauptanforderungen haben. Halten Sie Alternativen und Empfehlungen zur Problemlösung bereit, falls die Aufgaben nicht wie geplant erledigt werden können.

Phase 4: Erfolgskontrolle und Analyse

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben das Projekt zum Abschluss gebracht. Nun ist es Ihre Aufgabe, die Resultate an den Auftraggeber zu übermitteln. Dazu gehört selbstverständlich auch ein aussagekräftiger Abschlussbericht. Sorgen Sie für ein offizielles Projektende, bei dem die Projektverantwortlichen entlastet werden. Analysieren Sie das Projekt, um auch in Zukunft von den gewonnenen Erkenntnissen profitieren zu können. Vielleicht gibt es sogar eine kleine Abschlussfeier mit dem Projektteam.

Fazit:

Auch wenn sich Ihre Projekte inhaltlich unterscheiden, die einzelnen Abläufe folgen einem ähnlichen Muster. So geht es zunächst darum klarzustellen, warum ein Projekt durchgeführt werden soll und wie diese Ziele erreicht werden können. Beim Feinschliff werden die Hauptanforderungen festgestellt und die Aufgaben verteilt, bei der Umsetzung sind regelmäßige Besprechung, Kontrolle sowie das Bereitstellen von Lösungsalternativen essentiell. Zu guter Letzt ist es hilfreich, das Projektende offiziell bestätigen zu lassen. Wer sich an die wichtigsten Strukturen hält, wird mit ein wenig Erfahrung auch mehrere Projekte gleichzeitig mühelos stemmen, ohne die Übersicht zu verlieren.

Avatar of Henrike Dibbern

Henrike Dibbern

studierte Soziologie, Politik- und Verwaltungswissenschaft. Seit 2014 arbeitet sie als Redakteurin in einer Marketingagentur.