Projektmanagement – 5 hilfreiche Tools im Vergleich

Von Henrike Dibbern, veröffentlicht am 08.11.2016
Werkzeuge, Schraubenschlüssel nach Größe sortiert

Fakt ist: Tools zum Projektmanagement machen uns das Leben leichter. Gerade wenn viele Akteure an einem bestimmten Projekt beteiligt sind, sorgen sie dafür, dass wir in jeder Phase die Übersicht behalten und effizient agieren können.

Während es noch vor wenigen Jahren eine sehr überschaubare Anzahl an sinnvoller Projektmanagement-Software gab, haben wir heute die Qual der Wahl. Die Bandbreite reicht von rudimentären Basisprogrammen zum Nulltarif bis hin zu kostenpflichtigen Enterprise-Lösungen mit schier unendlich erscheinendem Funktionsumfang.

Doch welches davon ist das beste für Sie? Das hängt natürlich stark mit den Zielen des eigenen Projektmanagements zusammen.

In Marketer-Kreisen haben sich jedoch folgende fünf Tools besonders gut bewährt.

1. Asana

Wenn die Kommunikation im Team wie geschmiert laufen soll und dem Aufgabenmanagement eine zentrale Rolle zugeschrieben wird, ist Asana eine gute Wahl.

Die Oberfläche hat insgesamt drei Spalten und ist so angelegt, dass sich auch Neulinge fix zurechtfinden. Links findet man die jeweils angelegten Projekte, die dazugehörigen Aufgaben wurden mittig angeordnet. Die dritte Spalte ist mit passenden Details und Notizen bestückt.

Jeder Nutzer kann sich seine persönlichen Aufgaben entweder als Liste oder in einer Kalenderansicht anzeigen lassen, so dass es leicht fällt, den Überblick über die ganz persönlichen To-Dos zu behalten.

Wer einen Meilenstein abhaken möchte, muss zuvor sämtliche vorgeschalteten Tasks bearbeitet haben, sodass offene Aufgabenbereiche sofort ins Auge fallen. Der Wechsel zwischen diversen Projekten ist durch die eingefügte Seitenleiste problemlos möglich.

Praktisch: An jede Aufgabe können Dateien angehängt werden, die man entweder vom eigenen Rechner oder direkt von Google Drive oder Dropbox hochlädt.

Zudem kann Asana mit dem Time Tracking-Tool Harvest verknüpft werden.

Kostenpunkt: Asana ist gratis, sofern das Team maximal 15 Personen umfasst und höchstens fünf Projekte parallel bearbeitet werden.

2. Basecamp

Das Projektmanagement-Tool Basecamp ist international fest etabliert und genießt nicht umsonst den Ruf eines Klassikers:

Es ist sehr kommunikationsorientiert gehalten und im Gegensatz zu vielen Konkurrenzprodukten recht minimalistisch aufgebaut, was natürlich die Übersichtlichkeit erhöht. Da Basecamp intuitiv genutzt werden kann, ist die Software für Einsteiger geradezu perfekt. Es gibt ein Dashboard, auf dem der Status quo laufender Projekte zu sehen ist. Dazu kommen To-Do-Listen und Meilensteine, File-Sharing und Collaboration.

Mit Basecamp werden sowohl kleinere als auch größere Projektteams glücklich, sofern sie sich nicht an der bewusst reduziert gehaltenen Gestaltung stören.

Kostenpunkt: Interessenten haben die Möglichkeit, Basecamp 60 Tage kostenlos zu testen. Ab 25 US-Dollar im Monat kann eine Version mit 3 GB Speicherplatz für maximal zwölf Projekte erworben werden. Es existiert keine Nutzerobergrenze.

3. Trello

Das Budget ist knapp, doch es besteht dringender Bedarf für ein unterstützendes Werkzeug beim Projektmanagement? Dann sollten Sie mal einen Blick auf Trello werfen. Denn Trello ist nicht nur gratis, die Software überzeugt auch mit ihrer Qualität.

Trello ist relativ simpel strukturiert, sodass der Einstieg leicht fällt: Das Trello-Board ist wie eine Pinnwand gestaltet, auf der die einzelnen Projekte als Listen angeheftet werden. Per Klick auf eine Liste können dann Kommentare angefügt, Dateianhänge hochgeladen, Checklisten erstellt und Labels sowie Fälligkeitsdaten hinzugefügt werden. Nur mit Gantt-Charts (Diagramme, die die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellen) kann das Gratis-Tool nicht dienen.

Kostenpunkt: In der Basisversion keine. Ab 3,75 US-Dollar können Zusatzfunktionen, zum Beispiel für größere Datenanhänge, erworben werden.

4. Wrike

Wrike wirbt damit, genau das richtige Tool für alle zu sein, denen Trello nicht mehr reicht – man sieht sich also als prädestiniert für alle Projekte, die umfangreich, komplex und mit vielen Beteiligten angelegt sind.

Google Docs und Dropbox sind bereits integriert und auch MS-Office Dateien können mühelos online bearbeitet werden. Auch die E-Mail-Integration ist hervorragend gelöst. Dank Drag&Drop ist das Verschieben von Dateien ein Kinderspiel. Etablierte Features wie Gantt-Diagramme sind ebenfalls mit dabei.

Trotz der zahlreichen Elemente leidet die Übersichtlichkeit der Benutzeroberfläche nicht. Doch gerade hier versteckt sich ein Fallstrick, da Wrike vor allem unerfahrene Nutzer dazu verführt, die Einarbeitungszeit zu unterschätzen.

Kostenpunkt: Die Gratis-Version ist auf fünf Nutzer und 2 GB Speicherplatz beschränkt. Darüber hinaus gibt es innerhalb der Projekthierarchie lediglich zwei Ebenen. Alle, die mehr wollen, zahlen ab 49 US-Dollar im Monat.

5. Projectplace

Wer großen Wert auf einen sicheren Dokumentenaustausch legt, für den könnte Projectplace das Programm der Wahl sein.

Das Tool bietet tolle Möglichkeiten zum internen und externen Ideenaustausch und lädt die Projektmitarbeiter zur gegenseitigen Motivation ein. Dazu gibt es gleich mehrere Planungstools. Darüber hinaus verfügt Projectplace sowohl über Kanban-Boards (japanische Variante der To-Do-Liste, die in drei Spalten (Aufgabe - Bearbeitung - Erledigt) gegliedert ist) als auch über Gantt-Diagramme.

Reibungslose Interaktionen werden durch das SaaS-Projektmanagement gewährleistet, das über ein modernes Flat-Design verfügt. Etwa eine Million User vertrauen bereits auf diesen Service.

Kostenpunkt: Projektplace steht 14 Tage lang zum Gratis-Test bereit. Anschließend kostet die Nutzungspauschale in kleinen oder mittleren Teams 21,50 Euro pro Person. Für große Firmen wurde eine Enterprise-Version entwickelt.

Fazit:

Mit den fünf vorgestellten Projektmanagement Tools können Sie im Prinzip nicht viel falsch machen. Alle sind überaus nutzerfreundlich konzipiert. Zudem gibt es auch zu allen fünf eine entsprechende App, mit der alle Beteiligten auch jederzeit von jedem Ort über das Smartphone Zugriff haben.

Welches davon Ihren Bedürfnissen am ehesten entgegenkommt, hängt zum einen von Ihrem persönlichen Geschmack, aber auch vom Budget und den jeweiligen Zielen im Projektmanagement ab. Sie sind sich noch nicht ganz sicher, welches Tool für Sie das Richtige ist? Dann legen Sie sich doch erstmal einen Demozugang an und testen Sie Ihre Favoriten völlig unverbindlich auf Herz und Nieren. Ich bin mir ganz sicher, auch für Sie ist das passende Tool dabei!


Foto: pexels.com

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Henrike Dibbern

studierte Soziologie, Politik- und Verwaltungswissenschaft. Seit 2014 arbeitet sie als Redakteurin in einer Marketingagentur.