Der Schreibtisch…

…sieht bei mir - wie man so schön sagt - immer pikobello aus. Alles hat seinen festen Platz – der Zettelblock, die Stifte, selbst die Kaffeetasse steht immer an derselben Stelle. Das passiert bei mir inzwischen ganz automatisch. Durch einen aufgeräumten und gut strukturierten Arbeitsplatz spart ihr nicht nur wertvolle Zeit, die ihr sonst mit Suchen vergeuden würdet, ihr entlastet gleichzeitig euer Gehirn und gebt ihm die Möglichkeit, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Jede Ablenkung, sei sie noch so klein, liefert neue Reize und Impulse, die das Gehirn zunächst verarbeiten muss und letztlich den Fokus verlagern. Und schwups…seid ihr raus aus eurem Arbeits-Flow. Meiner Meinung nach erlaubt eine gute Organisation hingegen dem Gehirn, seine volle Kapazität für die anstehenden Aufgaben aufzuwenden. Gewöhnt ihr euch an, euren Schreibtisch immer auf dieselbe Weise zu organisieren, weiß die rechte Hand irgendwann ganz intuitiv, wo die Post-Its liegen und die linke, wo das Wasserglas steht. Das Gehirn braucht sich mit solchen Nebensächlichkeiten also nicht mehr zu beschäftigen. Die Devise lautet hier: Je besser der Schreibtisch strukturiert ist, desto strukturierter sind auch die Gedanken.

Ordnung am Arbeitsplatz bedeutet jedoch nicht nur, den Schreibtisch vom Chaos zu befreien – die Ordnung geht im Postfach weiter. 20 ungelesene E-Mails tragen nicht unbedingt dazu bei, den Überblick zu bewahren. Hier können (projektbezogene) Unterordner helfen, dem Arbeitstag Struktur zu verleihen.

„Habe ich nicht irgendetwas vergessen?“

Gerade an sehr stressigen Tagen kann es durchaus passieren, dass mir diese Frage am Abend durch den Kopf wabert… Und ihr könnt mir glauben: Das ist kein besonders schönes Gefühl. Indem wir verzweifelt versuchen uns daran zu erinnern, was uns denn bloß durch die Lappen gegangen sein könnte, verhindern wir selbst, dass wir nach Feierabend abschalten und Energie für den nächsten Tag schöpfen können. Wie dieser dann startet, ist damit fast schon vorprogrammiert. Womit wir beim nächsten Punkt wären.

„Wer schreibt, der bleibt…“

…Das hat mein Lehrer damals immer zu mir gesagt. Sicher hat er das nicht unbedingt auf die Organisation meines Arbeitsplatzes bezogen, trotzdem: Es passt im beruflichen Kontext mindestens genauso gut. Im Laufe eines Arbeitstages werdet ihr mit vielen Menschen sprechen, die ganz unterschiedliche Anforderungen an euch haben – manchmal so viele, dass sie unseren Kopf gefühlt völlig überschwemmen. Das Erfolgsrezept hier: Macht euch Notizen! Bei jedem Telefonat und jedem Meeting bin ich mit Stift und Zettel bewaffnet. Ich notiere alles, was wichtig ist. Dabei müsst ihr selbst herausfinden, wie ausführlich eure Stichpunkte sein müssen, damit ihr euch im Anschluss noch daran erinnern könnt, worum es in dem Gespräch ging und welche ToDo’s daraus für euch resultieren. Und, ob Zettel und Stift überhaupt das richtige Tool für euch sind, denn je nach Typ, kann auch das wieder Chaos auf dem Schreibtisch bedeuten. Vor allem bei Projekten, die über einen langen Zeitraum gehen, kann es äußerst hilfreich sein, sich Dinge ausführlich zu notieren, zum Beispiel in einer Kladde. Denn so könnt ihr auch noch Wochen später nachvollziehen, welche Aspekte eures Projektes ihr bereits besprochen habt und zu welchem Ergebnis ihr gekommen seid. Es gibt gar keinen Grund dafür, sich all das zu merken. Man muss sich nur merken, wo man was notiert hat. Und selbst das muss man nicht mehr, wenn es einmal eingespielt ist.

Mein Freund und Helfer…

… ist am Arbeitsplatz definitiv mein Kalender. Und damit meine ich nicht diese neumodischen digitalen Kalender, sondern einen aus Fleisch und Blut – also Papier und Leim. Hier notiere ich mir, welche Aufgaben an welchem Tag zu erledigen sind und wann welche Termine anstehen. So muss ich morgens nicht erst lange überlegen, welche To Do’s mich heute erwarten, sondern kann direkt mit der Arbeit loslegen. Ergibt sich während eines Telefonates ein Folgetermin, wird dieser sofort notiert. Möchte ich mit meiner Kollegin in fünf Tagen nochmal über ein Thema sprechen, gibt es dazu ebenfalls eine neue Notiz. Mein Kalender ist somit mein zweites – und zugegebenermaßen häufig sehr viel verlässlicheres - Gedächtnis. Jeden Tag checke ich vor dem Feierabend, welche Aufgaben mich am kommenden Tag erwarten. Sind es zu viele, dann verteile ich die nicht so dringenden Aufgaben auf die restliche Woche. Eine übervolle To Do-Liste, die unmöglich an einem Tag abzuarbeiten ist, schmälert die Motivation, die Konzentration und letztlich auch die Kreativität. Natürlich gibt es auch zahlreiche Online-Tools, die dieselbe Funktion wie mein Papier-Kalender erfüllen. Es kann auch einige Anläufe brauchen, um das passende Tool zu finden. Letztlich ist es aber Geschmackssache, wofür ihr euch entscheidet.

Als ich neu in meinem Job war…

…musste ich zunächst viele neue Dinge lernen. Heute sind sie mir in Fleisch und Blut übergegangen. Trotzdem bin ich froh, mein ganz persönliches „schlaues Büchlein“ zu haben. Hier habe ich mir notiert, wie gewisse Tools funktionieren oder worauf ich bei bestimmten Projekten achten muss. Das kommt mir vor allem bei solchen Aufgaben zugute, die nur wenige Male im Jahr anfallen. Mithilfe der Anleitungen und Anmerkungen muss ich mich also nicht immer wieder neu in ein Thema eindenken, sondern kann direkt loslegen. Das spart Zeit und vor allem Nerven. Auch jetzt noch führe ich dieses Büchlein fort, wenn neue Aufgaben oder Systeme hinzukommen. Inzwischen haben wir in unserem Team auch ein gemeinsames digitales Notizbuch eingeführt, in dem wir viele Dinge nachschlagen können, sollte eine Person mal nicht erreichbar, im Urlaub oder krank sein. Damit leisten wir einen Beitrag zu einem übergeordneten Wissensmanagement, das langfristig eine Arbeitserleichterung darstellt, weil es das Wissen im Unternehmen sichert und auffindbar macht.

Eine ruhige Arbeitsatmosphäre…

…ist Grundvoraussetzung für gut funktionierende Arbeitsabläufe. Wobei „ruhig“ nicht unbedingt mit „still“ zu verwechseln ist. Je nach Typ kann es sogar hilfreich sein, im Hintergrund das Radio laufen zu lassen oder das Stimmgewirr von der Straße hereinzulassen. Hier müsst ihr das für euch richtige Maß finden. Je mehr äußere Eindrücke ihr ausblenden könnt, desto mehr könnt ihr auch zulassen. Insgesamt gilt: Führt eurem Kopf nur so viele Reize zu, wie er verarbeiten kann.
Und wenn euch dann doch einmal alles zu viel werden sollte, dann gönnt euch ruhig eine kleine Pause. Holt euch einen Kaffee, plaudert mit den Kollegen, beobachtet die Vögel vor dem Fenster – völlig egal! Es ist wesentlich sinnvoller zwischendurch mal ein paar Minuten abzuschalten, als weiter am Rechner zu sitzen und sich im Kreis zu drehen. Aus meiner Erfahrung kann ich sagen: Kleine Auszeiten erhöhen die Produktivität und vor allem die innere Zufriedenheit.