Mitarbeitergespräche richtig führen

Von Melanie Schwarz, veröffentlicht am 30.03.2016
Vorgesetze und Mitarbeiterin im Gespräch

Mitarbeiter sind unser höchstes Gut

Wenn man einen Mitarbeiter eingestellt hat, erfährt man durch den Berufsalltag innerhalb der Probezeit, ob beide Seiten zusammen passen. Die Chemie muss stimmen, daran lässt sich nichts ändern. Bereits beim Bewerbungsgespräch hatte sich gezeigt, dass der Kandidat, der eingestellt wurde, aufgeschlossen ist und gut ins Team passt. Aber bestimmte andere Details erfährt man erst, wenn sich die Person in der Probezeit beweisen muss. Fachliche Mankos können deutlich werden, Umgangsformen passen nicht und andere Schwachstellen müssen angesprochen werden.

Dazu muss der Vorgesetzte Feedback geben. Es gibt mehrere Möglichkeiten, aber für alle gilt:

  • Kritik muss angemessen kommuniziert werden
  • Verbesserungen an Beispielen festmachen
  • Gespräche immer unter vier Augen führen
  • Zeitliche Rahmenbedingungen für Verbesserungen festlegen
  • einzelne Punkte schriftlich darlegen
  • Raum für Erklärungen lassen

Das Ziel ist, dass der Mitarbeiter die Schwachstellen einsieht und annimmt. Nur so wird der Prozess zur Verbesserung aktiviert.

Wann und wie führt man diese Gespräche?

Bei Neueinstellungen von Personal gelten die ersten 100 Tage als Bewertungszeitraum. Diese Zeit sollte man jedem Mitarbeiter geben, um sich auf die neue Situation, den Aufgabenbereich und die Kollegen einstellen zu können.

Aber nach 100 Tagen sollte ein erstes Feedback erfolgen. Im ersten Teil des Gespräches geht es darum, dass der neue Mitarbeiter über seine Eindrücke und Erfahrungen sprechen kann. Nicht selten ergeben sich durch eine neue Person von Außen interessante Aspekte, die man selbst nicht mehr in dem Maße oder gar nicht wahrnimmt.

Dann ist der Vorgesetzte gefragt, den Mitarbeiter auf folgende Punkte anzusprechen:

  • Ist der Mitarbeiter mit dem Arbeitsplatz zufrieden?
  • Klappt die Zusammenarbeit mit den Kollegen?
  • Sind die Abläufe im Unternehmen bekannt und einsichtig?
  • Stärken und Schwächen des Mitarbeiters aus seiner Sicht und aus Sicht des Vorgesetzten.

Beim letztgenannten Punkt kann der Vorgesetzte auf konkrete Schwachstellen hinweisen und mit konstruktiven Anregungen Verbesserungen darstellen.

Diese erfolgs- und verhaltensorientierten Rückmeldungen sind eine elementare Grundlage für eine konstruktive Zusammenarbeit. Allerdings sind derartige Gespräche nicht immer einfach. Es ist für den Vorgesetzten keine leichte Aufgabe, Kritik zu üben und für den Mitarbeiter unter Umständen ebenso schwerig diese auf- und auch anzunehmen. Nicht selten handelt es sich um peinliche oder schmerzliche Wahrheiten, die das Selbstbild von Menschen empfindlich berührt. 

Der kommunikative Austausch dient dem Weg nach Vorne. Verbesserung ist das Ziel.

Aus diesem Grund sind diese Gespräche regelmäßig durchzuführen, um beim nächsten Mitarbeitergespräch auch Verbesserungen aufzeigen zu können. Erfolgserlebnisse sollte der Chef explizit hervorheben. Sie sind für jeden Mitarbeiter wichtig, denn sie wirken sich positiv auf die Stimmung und den Arbeitsalltag aus.

Positive Rückmeldungen sind die beste Motivation.

Jahresgespräche, regelmäßig geführt, verbessern nicht nur die Leistung, sondern auch den Umgang des Mitarbeiters. Offenheit, Loyalität und Zufriedenheit sollen die Komponenten sein, die den Mitarbeiter antreiben.

Das Procedere gilt nicht nur für neue Mitarbeiter. Denn Feedback geben betrifft jeden Einzelnen, vielleicht sogar besonders die “Bestandsbelegschaft”, denn dort schleichen sich auch Dinge ein, die im schlechtesten Fall irgendwann als gegeben angesehen werden.

Deshalb gilt auch hier, richtiges Feedback geben. Bei den langjährigen Mitarbeitern muss man sich mindestens genau so viel Mühe geben, meistens noch mehr, da es häufig schwerer ist, Schwächen aufzuzeigen.

Erstellen Sie ein Konzept, einen Fragenkatalog, mit dem Sie durch das Gespräch führen. Das ist nicht nur eine Hilfe, sondern auch ein Leitfaden. Außerdem bereitet man sich dann schon auf das Gespräch vor. Überdenkt den einen oder anderen Punkt und ist gut vorbereitet. Das vermittelt auch eine Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter.

Wichtig ist es, sich Zeit zu nehmen, unter vier Augen zu sprechen, sachlich zu bleiben, auch positive Dinge zu vermitteln und anhand von Beispielen konstruktive Kritik zu üben. Verbesserungswünsche zeitlich terminieren und erneut Feedback geben.

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Melanie Schwarz

ist gelernte Kommunikationswirtin und arbeitete in Köln und Düsseldorf als Mediaplanerin in Mediagenturen. Es folgten leitende Funktionen im Bereich Mediaberatung u. a. in Wiesbaden bei Carat (Dentsu Aegis) als Unit Director. In OWL kamen Aufgaben als Key Account Managerin bei Bertelsmann, Anzeigenleiterin beim Delius Klasing Verlag und Verkaufs- und Projektleiterin im Medienunternehmen ams - Radio und MediaSolutions dazu.