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Mehr Freiraum durch kluges Zeitmanagement

Von Melanie Schwarz, veröffentlicht am 21.8.2015

zeitmanagement

Wer hat an der Uhr gedreht? Ist es wirklich schon so spät? 

Wenn Sie sich schon mehrfach den 48-Stunden-Tag herbeigesehnt haben, befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Schließlich drehen sich die beiden tückischen Zeiger auf dem Zifferblatt schneller als vielen Führungskräften lieb ist.

Überall im Büro lauern kleinere und größere Zeitfresser, um uns zu piesacken. Diesen Biestern geht es jetzt ein für alle Mal an den Kragen.

Mit ein wenig Disziplin und ein paar nützlichen Tricks können auch Sie wertvolle Augenblicke für Arbeit und Freizeit gewinnen.

Willkommen in der Matrix

Wer behauptet, dass Schubladen-Denken kontraproduktiv wirkt, hat noch nichts von der Eisenhower-Matrix gehört. Das System ist kinderleicht und verspricht eine anständige Portion gesparte Zeit.

Dazu werden alle zu erledigenden Aufgaben auf ihre Wichtigkeit sowie auf ihre Dringlichkeit geprüft und anschließend in vier Kategorien, respektive Schubladen aufgeteilt.

  • In Schublade 1 werden selbstverständlich alle wichtigen und dringlichen Aufgaben gepackt.
  • In Schublade Numero 2 stecken wir die wichtigen aber nicht dringlichen Dinge.
  • In Schublade 3 gehört alles, was zwar dringlich aber nicht unbedingt wichtig ist.
  • Alles was weder wichtig noch dringlich ist darf getrost in Schublade 4 untergebracht werden.

Nun sollten Sie als erstes den Inhalt der ersten Schublade abarbeiten und sich anschließend um Schublade 2 kümmern. 

Die nicht so wichtigen aber dafür dringenden Projekte der dritten Kategorie sollten sie nach Möglichkeit an einen fähigen Mitarbeiter delegieren. Schließlich drängt ja die Zeit.

Am schnellsten aufgeräumt ist Schublade 4. Der beste Ablageort für unwichtige Aufgaben, die noch dazu nicht dringlich sind, ist nämlich der Abfalleimer.

Alles auf die Liste

Um die Eisenhower-Matrix erfolgreich zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements anwenden zu können, sollten Sie zunächst alle, und damit meine ich auch wirklich alle anfallenden Aufgaben auf einer klassischen To-do-Liste festhalten.

Ob Sie dazu Papier und Bleistift verwenden oder Outlook bzw. ein vergleichbares Tool benutzen, bleibt Ihrem persönlichen Gusto überlassen.

Dieses Prozedere hat nicht nur einen ordnenden, sondern auch gleichzeitig einen befreienden Effekt.

Schließlich haben Sie jetzt auf einen Blick aufgelistet, was zu tun ist.

Legen Sie nun die Liste für einen Augenblick weg, um kurz darauf in aller Ruhe die Einordnung in die besprochenen Schubladen anzugehen.

Bei Arbeiten, die sich in weniger als zwei Minuten erledigen lassen, dürfen Sie übrigens eine Ausnahme machen. Solche Aufgaben, sollten nämlich sofort erledigt, also weder aufgeschoben noch abgegeben werden. Das delegieren dauert ja länger als das Ausführen.

Apropos delegieren. Was auf den ersten Blick praktisch und attraktiv erscheint, verursacht so mancher Führungskraft bei näherem Hinsehen ziemliches Kopfzerbrechen. Das muss nicht sein!

Sorgen Sie dafür, dass die Kommunikation in Ihrem Team stimmt und wählen Sie für jede Aufgabe den passenden Mitarbeiter aus. Setzen Sie für jedes Projekt eine klare Deadline für sich und andere.

Dadurch halten Sie das eigene Bestreben im Zaum, stets jeden Schritt nachprüfen zu wollen. Motivieren Sie Ihr Team, indem Sie jedem Einzelnen ein ehrliches Stück Verantwortung übertragen.

Ordnung ist das halbe Leben 

Durch ein gutes Maß an Struktur und das Delegieren von Aufgaben an geeignete Mitarbeiter lässt sich bereits einiges an wertvoller Zeit gewinnen.

Sobald die Eisenhower-Matrix beginnt, ihre volle Wirkung zu entfalten, sollten Sie sich im nächsten Schritt den vielen kleinen Zeitfressern widmen, die überall in unserem Arbeitsumfeld lauern und für quälende Verzögerungen sorgen. Zu diesen Zeitfressern gehört schlicht und ergreifend alles, was von der eigentlichen Arbeit ablenkt.

Bereits ein gründlich aufgeräumter Schreibtisch kann dabei wahre Wunder bewirken. Nur die wichtigsten Unterlagen sollten sich tatsächlich auf Ihrem Arbeitsplatz befinden. Alles andere führt nur zu lästigem Herumkramen und damit in letzter Konsequenz zu erheblichem Zeitverlust. Und einen besseren optischen Eindruck macht so ein aufgeräumter Schreibtisch allemal!

Sobald Sie sich und Ihren Arbeitsplatz vom lästigen Ballast befreit haben, sollten Sie sich nach Hilfsmitteln zur Erleichterung des Joballtags umsehen. Synchronisieren Sie zum Beispiel Smartphone und PC, um immer Zugriff auf die wichtigsten Daten zu haben.

Sorgen Sie für maximale Effekte bei gleichzeitig minimalem Aufwand. Nutzen Sie ruhig die Vielfalt an Möglichkeiten, die unsere digitale Welt für Führungskräfte wie Sie bereithält. Wichtig ist es nur, dabei den Überblick zu behalten und sich auf die Tools zu beschränken, die Ihnen wirklich weiterhelfen. Sie werden sehen, die Auswahl bleibt groß genug. 

Sind alle Hürden gemeistert, haben Sie bereits einen wichtigen Schritt zur Verbesserung Ihres persönlichen Zeitmanagements geleistet. 

Jetzt können Sie sich in regelmäßigen Intervallen überlegen, wie sie es weiter optimieren können. Greifen Sie ein, sobald Sie Verbesserungspotenzial erkennen. Hier leistet übrigens die so genannte  80/20-Regel wertvolle Dienste, von der Sie sicherlich bereits gehört haben.

Die 80/20-Regel

Wie der Name bereits andeutet, besagt die 80/20-Regel, die auch unter dem Begriff Pareto-Prinzip verbreitet ist, dass nur 20 Prozent aller Aktionen zu 80 Prozent der Resultate führen. Für Sie als Führungskraft ist es besonders interessant zu wissen, dass im Regelfall 20 Prozent aller Kunden für satte 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich sind.

Auf unser Zeitmanagement übertragen lautet die Formel: Durch 20 Prozent unserer Handlungen erfüllen wir 80 Prozent unserer Pflichten. Die wichtigste Hausaufgabe lautet  eben diese 20 schlagkräftigen Prozent zu lokalisieren.

Die E-Mail: Zeitfresser Nummer 1

Bevor Sie nun die Optimierung Ihres Zeitmanagements in Angriff nehmen, möchte ich Sie noch auf einen der tückischsten Zeitdiebe des modernen Berufslebens aufmachen.

Die Rede ist von der E-Mail.  Als Führungskraft werden Sie natürlich den ganzen Tag über mit elektronischer Post konfrontiert und das ist auch gut so. Die E-Mail ist längst unverzichtbar geworden. Dennoch neigen die meisten Menschen dazu, öfter als nötig den Posteingang zu checken. Auf Kosten der verfügbaren Zeit.

Besser ist, zu strikt festgelegten Zeiten nach neuen Nachrichten zu sehen und sich ansonsten anderen Aufgaben zu widmen. Schalten Sie dazu etwaige Signaltöne für neue Mails aus und deaktivieren Sie die einschlägigen Pop-ups.

Sie werden erstaunt sein, wie viele wertvolle Minuten sich auf diese einfache Weise einsparen lassen. Am Ende profitieren nämlich nicht nur Sie, sondern auch Ihre Familie von Ihrem neuen erfolgreichen Zeitmanagement. Sei es, weil Sie neuen Raum für Ihre private Freizeitgestaltung geschaffen haben, oder weil Sie in Zukunft entspannter aus dem Büro nach Hause kommen. 

Themen: Management

Melanie Schwarz

Von Melanie Schwarz,

ist Verkaufsleiterin und in der Kundenberatung eines Medienhauses tätig. Sie berät Marken und Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung von multimedialen Kampagnen.

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