Auch wenn Corona und Homeoffice dazu geführt haben, dass zum Glück mehr über Business Messenger kommuniziert wird, so werden auch in diesen Zeiten trotzdem viel mehr Mails hin- und hergeschickt.  
Eine Erhebung hatte bereits im April 2020 ergeben, dass in der Corona-Krise die Zugriffe auf Mailpostfächer um 40 Prozent gestiegen sind.  

Für einen effizienten Arbeitstag, für eine schnelle Kommunikation und auch für einen befreiten Kopf am Arbeitsplatz macht es also Sinn, ein aufgeräumtes Postfach zu haben. Ein Konzept, was das zum Ziel hat und sogar noch darüber hinaus geht, ist „Inbox Zero“. 

Was heißt „Inbox Zero“ 

„Inbox Zero“ bedeutet, dass das Mailpostfach am Ende eines Arbeitstages leer ist. Ja, Sie haben richtig gelesen: Leer. Das Konzept geht auf den amerikanischen Blogger und Schriftsteller Merlin Mann zurück, zumindest veröffentlichte er es als erster auf seinem Blog. 
Das Vorgehen setzt nicht voraus, dass Sie alle Mails beantwortet haben, aber zumindest haben Sie alle Nachrichten angeschaut und in eine Ordnerstruktur verschoben. Für diese Struktur gibt es keine pauschale Lösung für jedermann. Beispiele für sich eignende Unterordner sind: 

• Antworten 
• Aktion oder To-Do 
• Später (z.B. für Newsletter) 
• Warten (z.B. auf Rückmeldung, auf Infos) 
• Archiv oder Aufbewahren (Achtung, denken Sie hierbei an Löschfristen und personenbezogene Daten) 

An dieser Stelle heißt es aber aufgepasst – denn auch alle diese Ordner müssen konsequent bearbeitet werden und möglichst mit wenig Mails bestückt sein. Es nutzt nichts das Chaos vom Posteingang aus dem Blickfeld in einen anderen Ordner zu verlagern. 

Feste Zeiten fürs Postfach 

Klingt trotzdem erstmal einfach. Nun reicht es beim Konzept „Inbox Zero“ aber nicht aus, die Mails zu verschieben. Dahinter steckt noch mehr. Das Konzept sieht vor, dass man sich selbst feste Zeitfenster schafft, in denen die Inhalte der Unterordner bearbeitet werden. Wie viele dieser Zeitfenster Sie sich einrichten, hängt natürlich davon ab, wie oft und in welcher Intensität sie auf Mails angewiesen sind. Wenn Sie beispielsweise im Vertrieb arbeiten, sind Sie sicher häufiger auf eine schnelle Reaktion angewiesen, als in anderen Berufsbereichen.  

Das Abarbeiten an einem Stück ist effektiver und in den anderen Zeiten lenkt nicht das ständige Aufploppen von eingehenden Mails und der schnelle Blick in den Inhalt ab. Hand aufs Herz: Die Kunst daran ist also, dass man nicht ständig in sein E-Mail-Postfach guckt. Wirklich schwierig, wie ich finde. 

Wie werde ich Mails los? 

Genauso wichtig ist natürlich, dass man Mails konsequent löscht bzw. ihr Aufkommen von vornherein minimiert. Wie wäre es, wenn wir mal mit dem Abbestellen von Newslettern anfangen, die wir sowieso immer wegklicken?  

Nächste Frage: Brauchen wir wirklich alle Benachrichtigungen von XING, Facebook, LinkedIn und Co? Wenn wir ehrlich sind, reicht es aus, dass wir sie angezeigt bekommen, wenn wir uns auf der jeweiligen Plattform einloggen. Klicken Sie sich doch mal durch die Einstellungen und deaktivieren Sie großzügig. 

Schauen Sie auch mal auf die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Denn eine Unterhaltung sollte nicht per Mail, sondern per Chat stattfinden. Gibt es also Kollegen und Kolleginnen oder Themen, bei denen man sich darauf einigen kann, auf eine andere Plattform, wie beispielsweise Microsoft Teams auszuweichen? 

Helfen kann zudem, dass Sie Mails, die schnell gehen, sofort bearbeiten. Frei nach dem Motto: Was weg ist, ist weg. 

Ein Konzept für mich? 

Wer nicht ganz so radikal sein will oder kann, der schiebt sich das Leeren seines Posteingangs einfach auf Freitagmittag und macht dann reinen Tisch. So kann man aufgeräumt in die neue Woche starten. Auch das ist schon eine enorme Erleichterung und lässt zudem den Kopf zum Wochenende frei werden. 

Wenn wir also mal ein wenig über den Tellerrand schauen, bedeutet "Inbox Zero" eigentlich auch ein Umdenken darüber, wie wir E-Mails bearbeiten. Und wie wir selbst unsere Arbeit und unsere Zeit strukturieren. Es geht also eigentlich um mehr als das Löschen von Newslettern. Vielleicht reicht Ihnen für den Anfang dieser Gedankenanstoß und Sie entdecken Zeitfresser, um die Sie sich geballt und zu einer bestimmten Uhrzeit kümmern können. Dann bleibt die nicht gefressene Zeit für entspannteres Arbeiten.