Wer jetzt ein Liste mit guten Hotels und noch besseren Restaurants erwartet, liegt falsch. Mir geht es in diesem Artikel eher darum, was eine gute Eventlocation ausmacht, oder wann eine Location zu einer guten Eventlocation wird.

In der Planung sind Budgets für eine Tagung oder einen Workshop meist bereits im Herbst festgelegt, aber die Umsetzung, was machen wir, wo machen wir was, erfolgt eben meistens doch erst im Januar.

Wenn man sein Team gut kennt, weiß man in der Regel, welche Art von Tagung oder Workshop ankommt und die Motivation – insbesondere im Verkauf – steigert. Das heißt, die Inhalte sind bekannt, ein Referent ist auch schnell gefunden, aber es bleibt die Frage nach der Location.

Bevor wir in Ostwestfalen auf die Suche gehen, müssen drei Fragen beantwortet werden:

1. Dauer der Veranstaltung?
2. Zeitpunkt der Veranstaltung, ggfs. mit Abendveranstaltung?
3. Wird eine Übernachtung angeboten?

Wir kreieren folgendes Szenario:

Tagesworkshop mit einem gemeinsamen Abendessen und Ausklang. Die Übernachtung wird optional angeboten. Wenn Übernachtungen nicht zwingend sind, aber angeboten werden, seien Sie sicher: Ihre Mannschaft nutzt in aller Regel das Angebot. Denn die Kollegen sehen sich gegebenenfalls nicht so häufig und die Gelegenheit für einen feucht-fröhlichen Austausch wird gerne genutzt und ist auch aus Sicht des Vorgesetzten – stimmungs- und motivationsbezogen – hoch einzuschätzen. Und, auch das ist ein Ziel einer Vertriebsveranstaltung.

Der Austausch der Kollegen in lockerer Atmosphäre stärkt den Zusammenhalt und hebt die Stimmung.

So, kommen wir zurück zum Ausgangspunkt: Die geeignete Eventlocation.

Wenn Übernachtungen erforderlich sind, selektiert man schnell ein Hotel, da hat man alles zusammen. Macht wenig Arbeit und das Thema ist vom Tisch. Kann man machen, es gibt in Ostwestfalen sicher dazu ausreichend geeignete Hotels.

Blicken wir nach Bielefeld: Das Hotelangebot ist umfangreich.

Von der Hotelkette in der Innenstadt bis zum kleineren, individuell geführten Haus im Außenbezirk ist alles dabei. Die Häuser bieten alle Tagungsräume, Restaurationsbetrieb und eine ausreichende Anzahl von Zimmern an.

Sie müssen im Zweifelsfall erst wieder am nächsten Morgen ins Auto steigen. Wo man nach Durchsicht der Häuser letztendlich landet ist Geschmacksache. Wichtig ist vor allem: Briefen Sie das Personal im Hotel so gut und genau wie irgend möglich! Gibt es besondere Wünsche oder Einschränkungen bei der Getränkewahl am Abend? Je genauer Sie sind, desto weniger Überraschungen gibt es.

Und Sie sollten sich noch eine weitere Frage stellen: Soll wirklich die gesamte Veranstaltung von vorne bis hinten im Hotel stattfinden? Ist es nicht viel schöner, die Räumlichkeiten zu verlassen und die Location zu wechseln.

Ich zeige Ihnen ein Beispiel aus meiner Vergangenheit auf:

Unsere Verkaufstagung ging über zwei Tage. Wir waren in einem 4-Sterne Hotel außerhalb von Bielefeld untergebracht, die Veranstaltung war also inklusive einer Übernachtung. Da wir aber zwei Tage im Hotel die Verpflegung von Kaffeepausen und Lunch gebucht hatten, war es mir wichtig, die Abendveranstaltung außerhalb des Hotels vorzunehmen.

Außerdem wollte ich nicht nur ein Essen, sondern nach einem langen Tag im Konferenzraum sollte es eine lockere Atmosphäre geben, ein bisschen Bewegung und nicht nur das klassische Abendessen.

Auf der Suche nach einer alternativen Abendgestaltung kommt man schnell auf Ideen wie Kegeln, Minigolf und Co. Ich habe mich letztlich für etwas anderes entschieden: Eine Weinprobe.

Ein 15-minütiger Fußweg brachte die gewünschte Bewegung und frische Luft, um dann in einen kleinen Weinladen einzukehren. Dort war alles für uns vorbereitet: verschiedene Weine, leckerer Imbiss und lockere Stimmung. Die Location war dann auch ein voller Erfolg, denn von dieser Weinprobe spricht mein Team auch heute, drei Jahre später, immer noch gerne!

Denn nach der Weinprobe waren wir natürlich noch in einem Restaurant essen und schließlich sind wir noch auf einen Absacker in der Bar unseres Hotels eingekehrt. Also an alles gedacht. Aber die ganze Mannschaft hätte den Abend am liebsten nur in diesem Weinladen verbracht. Und deshalb ist von der ganzen Veranstaltung auch nur dieses Highlight in der Erinnerung geblieben.

Am Ende geht es darum, eine Location zu finden, die den Bedürfnissen der Tagung/des Events, den Teilnehmern und der Zielsetzung gerecht wird.

Und wenn es dann mal ein bisschen mehr sein soll oder darf, etwas, das über Ihre zeitlichen und kreativen Fähigkeiten hinausgeht, nutzen Sie eine gute Eventagentur. Das mache ich auch, vor allem, wenn das Event mehr als 20 Teilnehmer umfasst oder eine wichtige Kundenveranstaltung ist. Eine solche Veranstaltung überlasse ich ehrlich gesagt gerne den Profis – zum Beispiel von ams-event.