Event-Technik: Worauf Sie achten sollten

Von Melanie Schwarz, veröffentlicht am 31.08.2017

Neben dem kreativen Konzept für die Veranstaltungsinhalte dreht sich sehr viel bei der Umsetzung eines Events um die Technik, die zum Einsatz kommen soll. Denn unabhängig von der Art der Veranstaltung ist es die Atmosphäre, die das Event langfristig präsent und erinnerungswürdig macht.

Welche Faktoren spielen dabei eine maßgebliche Rolle:

  • Motto/Anlass
  • Location
  • Licht
  • Akustik
  • Dramaturgie
  • Musik
  • Programm
  • Gäste

Jede Veranstaltung hat oder sollte einen Anlass haben. Die offizielle Eröffnung der neuen Räumlichkeiten  oder das Sommerfest für die Mitarbeiter, jedes Event muss sorgfältig geplant werden, damit aus der Idee eine erfolgreiche und erinnerungswürdige Veranstaltung wird.

Der Anlass deutet in vielen Fällen bereits auf die Location hin. Bleiben wir bei der offiziellen Eröffnung von neuen Räumlichkeiten eines mittelständigen B2B-Unternehmens. Der neue Firmensitz ist auf das "platte" Land verlegt worden. Viel Platz, insbesondere eine repräsentative Eingangshalle und ein kleiner Gastrobereich mit Außenterrasse für die Mitarbeiter.

Hier wird das Event stattfinden. Eine Abendveranstaltung im Sommer. 

Der Eingangsbereich wird zum Meet and Greet der Gäste umgebaut und ein wichtiger Event-Technik- Faktor ist das Licht.

Mit Spots in den Farben des Firmenlogos wird der Bereich illuminiert. Gleiches gilt auch für den Außenbereich, vom Parkplatz bis zum Eingang und die Außenterrasse, die als Lounchbereich und Chill out Area eingerichtet wird.

Für eine entsprechende Akustik, die auch Schall und zu viel Stimmengewirr schlucken soll, dient ein roter Teppich, der den Weg zum Eingang kennzeichnet und die Wege zu weiteren Highlights der Veranstaltung. Wie der Bühne.

Gäste nur zum Essen und Trinken einzuladen, ist in der Regel kein abendfüllendes Programm.

Eine Bühne - das Kernstück der Event-Technik - schafft nicht nur den zentralen Mittelpunkt des Events und entsprechende Aufmerksamkeit des Publikums, sondern ermöglicht diverse inhaltliche Möglichkeiten abzubilden.

Dieses Element erfordert aber auch ausreichenden Platz, Gestaltung und Inhalte.

Für die Gestaltung ist wieder der Bereich der Event-Technik verantwortlich. Auch hier spielt Licht eine große Rolle aber auch der Ton. Um die Akustik in Einklang mit der Veranstaltung zu bringen, findet im Vorfeld immer eine Ortbegehung statt, bei der die Event-Technik anwesend ist. Die Größe der Lautsprecher, das technische Equipment entscheiden über die Stimmung des Abends.

Denn eine gebuchte Band oder ein bekannter Moderator kann sich nur durch abgestimmte Event-Technik Gehör verschaffen, die wiederum für eine gelungene Dramaturgie des Events sorgt.  

Mit  umfangreicher Technikausstattung können Räume belebt werden, Herausragendes hervorheben und Atmosphäre schaffen.

Dabei kommt es auf das harmonische Zusammenspiel von Licht, Akustik - beziehungsweise auf die Beschallung der Räumlichkeiten und die Dramaturgie der Veranstaltung an.Wird eine Bühne benötigt?

  • Soll über einen Beamer etwas projiziert werden?
  • Wann setzt welche Musik ein, wann sollte sie in den Hintergrund treten oder stoppen?
  • Wie soll der Blick der Gäste geführt werden?

Bei den Fragen rund um das Equipment ist die Größe des Veranstaltungsortes mindestens genauso wichtig, wie die Anzahl der Gäste und die Beschaffenheit der Location - findet das Event im geschlossenen Raum statt oder wird es eine Open Air-Veranstaltung?

Bevor die Details in die Planung eingehen, erfolgt  eine Ortsbegehung. Nachdem sich die Event-Profis einen Gesamteindruck verschafft haben, geht es in die konkrete Planung: Dramaturgie, Dekoration, Catering, Künstler, Bühne, Technik, Sicherheit und gegebenenfalls die Kommunikation mit den Behörden für Genehmigungen - all das wird bis ins kleinste Detail festgelegt.

Überlassen Sie nichts dem Zufall. Sobald die Freigabe für das vorgestellte Konzept erteilt ist, kümmert sich das Eventteam um alles. Eventmanager, die tagtäglich mit großen und kleinen Events zu tun haben, kennen sich aus und wissen, wie eine Veranstaltung technisch und dramaturgisch zu planen und durchzuführen ist. Diese Experten vermitteln Ihnen das vertrauensvolle Gefühl. Dann klappt es auch mit der Eventtechnik.

Wann planen Sie Ihr nächstes Event? Viel Vergnügen.


Foto: unsplash.com

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Melanie Schwarz

ist Verkaufsleiterin und in der Kundenberatung von ams - Radio und MediaSolutions tätig. Sie berät Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung von multimedialen Kampagnen.