So plant man die erfolgreiche Übergabe für den Neuankömmling

Das Zauberwort lautet hier: Dokumentation! Es sollte alles so detailliert wie möglich notiert werden und das so früh wie möglich. Schließlich kann es hin- und wieder vorkommen, dass eine Schwangerschaft nicht bis zum Schluss ganz bilderbuchmäßig abläuft und vorzeitig eine Krankmeldung erfolgen muss. Und im schlimmsten Fall hat die Vertretung ihren Dienst noch nicht angetreten. Im besten Fall hatte man zumindest die Gelegenheit ihr zu sagen, wo sie die Übergabe-Dokumente und Infos findet und sie zumindest kurzfristig einzuarbeiten. Die notierten Infos und Anleitungen teilt man sich – so unsere Erfahrung – am besten so auf:

• Eine zentrale große Übergabe, die die Aufgaben für die Vertretung und alle Infos für die Teamkollegen enthält, damit diese ggf. auch die Fragen der neuen Kollegin beantworten können.
• Mehrere kleine Übergaben in den jeweiligen Ablagen, in denen sich die Informationen befinden. Gibt es zum Beispiel einen Fotoordner, in dem Bildmaterial abgelegt wird, sollte auch hier eine Datei zu finden sein, die erklärt, wie mit dem Bildmaterial umgegangen werden darf, welche Fotografen für einen im Einsatz sind etc.

Ist der letzte Arbeitstag vor dem Mutterschutz gekommen, sollte man die Zeit nutzen und eine E-Mail verfassen, die die Kollegen im Unternehmen und weitere Ansprechpartner über die eigene Firma hinaus, darüber informiert, dass der Mutterschutz beginnt und damit auch die vertretende Kollegin samt Kontaktdaten vorstellen. Übernimmt die Vertretung auch dauerhaft ihre Telefonnummer? Auch das sollte auch vorab geklärt werden.

So plant man die erfolgreiche Übergabe von Aufgaben an bekannte Kollegen

Fast jeder liebt seine engsten Kollegen dafür, dass sie ein offenes Ort haben oder im Krankheitsfall schnell mal einspringen können, um kurzfristige Aufgaben zu übernehmen. Hieraus ergibt sich unter Umständen auch die Möglichkeit, Aufgaben für Mutterschutz und Elternzeit an sie zu übergeben. Bzw. für die Kollegin wiederum Aufgaben an die Elternzeitvertretung abzugeben, die für einen Neuankömmling im Unternehmen leichter zu erledigen sind. Auch hier gilt natürlich: Am letzten Tag in der E-Mail an die Kollegen und weitere Kontakte ggf. auf die bekannte Kollegin zu verweisen.

So macht man die Rückkehr für die Mutter besonders bequem

Auch hier heißt es: In die Tasten hauen. Alle Veränderungen, die in der Elternzeit Einfluss auf die bisherigen und zukünftigen Aufgaben der Mutter haben werden, sollten nachgehalten werden. Und das betrifft nicht nur die Vertretung, sondern auch weitere Kolleginnen und Team- oder Projektleiter. Alle sollten auf dem Schirm haben, was für die Rückkehr, wenn auch erst in einem Jahr, wichtig sein könnte. Dazu haben wir bei der letzten Elternzeit, wie auch bei diesem Mal, direkt

zu Beginn eine Datei für alle Teammitglieder zugänglich in einem gemeinschaftlichen Laufwerk bzw. in unserem Fall in unserem Team bei Microsoft Teams abgelegt. Von arbeitsorganisatorischen Dingen bis zu neuen Arbeitsbereichen wird dort alles notiert.

Auch bei der Aufgabenverteilung ist es sinnvoll, möglichst früh damit zu beginnen, sich Gedanken zu machen, welche Aufgaben ggf. für die (frisch gebackene) Mutter in Frage kommen könnten. Dies gilt natürlich nur für den Fall, dass die Stelle der Elternzeitvertretung nicht begrenzt ist und die Mutter in vollem Umfang wieder einsteigt. Eine regelmäßige Evaluierung von Aufgaben im Team kann sinnvoll sein, so findet sich hin- und wieder auch der eine oder andere, der eine Aufgabe, die einem anderen Kollegen zur Last fällt, gerne übernimmt und sogar Freude daran hat.

Wichtig auch hier: Bei der Rückkehr eine E-Mail herumsenden, ggf. darin bekannt geben, für welche Aufgaben man zukünftig zuständig sein wird und für welche Aufgaben ggf. die Vertretungskollegin – vorausgesetzt, diese bleibt im Unternehmen – weiterhin Ansprechpartnerin bleibt.

Good Vibrations

Jede werdende Mutter, deren Elternzeit näher rückt, weiß, dass die bevorstehende, vorübergehende Job-Pause mit gemischten Gefühlen verbunden sein kann. Da ist natürlich die Vorfreude auf den ungeborenen Sohn oder die ungeborene Tochter, doch da ist immer auch dieses mulmige Gefühl, möglicherweise im Anschluss nicht mehr gebraucht zu werden. Was, wenn die Kollegen merken, dass sie mich gar nicht brauchen? Eine Frage, die vielen Frauen umtreibt.

Diese Ängste zu nehmen ist die Aufgabe des Teams und zeugt von einer guten Arbeitsatmosphäre. Machen Sie Ihrer Kollegin schon im Vorfeld klar, dass sie ein wichtiger Teil des Teams ist und bleibt - ob sie nun ein Jahr, zwei oder drei in Elternzeit geht - dass ihre langjährige Erfahrung nicht so leicht ersetzbar ist und sie ihre ganz eigenen, nicht ersetzbaren Vorzüge für das Unternehmen bereithält. Auch sollte die Kollegin bei eventuellen Firmenfeiern und abteilungsinternen Festen eingeladen werden. Denn: Nur weil sie aktuell kein aktives Mitglied des Unternehmens ist, so ist und bleibt sie dennoch ein Teil des Teams.