Meetings fressen oft kostbare Arbeitszeit. Sie sind schlecht vorbereitet, die Agenda fehlt, Teilnehmer checken nebenbei ihre Mails, keiner ist vorbereitet, alle sind in Erwartung des Moderators ohne sich selbst einbringen zu müssen. Was führt dazu, dass einige Meetings unnötig sind?

Hier ein paar Symptome, die die Problematik von schlechten Besprechungen deutlich machen:

• Unpünktlichkeit der Teilnehmer
• lange Monologe statt konstruktive Inhalte
• inhaltliche Wiederholungen aus dem letzten Protokoll, das jeder kennt
• keine Agenda
• keine Mitschriften
• kein Protokoll
• zu viele Teilnehmer

Aber Besprechungen sind wichtig. Sie fördern die Kommunikation im Unternehmen, sie unterstützen den Arbeitsprozess und führen zu besseren Entscheidungen.

Was muss beachtet werden, welche Vorbereitungen müssen getroffen werden, um die Durchführung von Meetings effizient zu machen?

1. Ist die Besprechung wirklich erforderlich? Der Einladende sollte sich als erstes diese Frage stellen. Handelt es sich lediglich um eine Informationsweitergabe, gibt es auch andere Verbreitungswege.
2. Teilnehmer des Meetings: Wer muss und soll an diesem Termin teilnehmen? Manchmal lässt es sich in einem kleinen Kreis besser, schneller und effektiver diskutieren. Personen, die zwar teilnehmen, aber keinen Anteil am Gespräch haben, müssen beim nächsten Mal nicht mehr dabei sein.
3. Thema festlegen. Selbst bei einem wöchentlichen Jour Fixe-Termin ist es wichtig, einer Agenda zu folgen. So können sich die Teilnehmer problemlos auf die Inhalte vorbereiten. Ggfs. wird in der Tagesordnung bereits integriert, welcher Mitarbeiter zu welchem Thema einen Beitrag liefert.
4. Ziel festlegen. Bei Strategie- oder Planungsgesprächen ist es besonders wichtig, zu wissen, welche Intention das Meeting hat und welches Ergebnis angestrebt wird. Deshalb sollte man zu Beginn des Termins darüber sprechen, mit welchen Erwartungen das Meeting verknüpft ist.
5. Gesprächsleiter bestimmen. Der Einladende muss nicht zwingend der Leiter des Meetings sein.
6. Vorbereitung. Jeder Teilnehmer soll sich auf die Konferenz vorbereiten. Das spart Zeit und ist ergebnisorientiert.
7. Zeitrahmen definieren. Der Zeitrahmen muss sich nicht nur auf das gesamte Meeting beschränken, sondern kann die einzelnen Themen clustern.
8. Ergebnisse formulieren. Am Ende der Konferenz fasst man die Ergebnisse zusammen und ordnet Aufgaben nach Zuständigkeiten zu.
9. Timings vereinbaren. Jede Aufgaben wird mit einem Timing verknüpft. Das Protokoll muss zeitnah an alle Teilnehmer verschickt werden und dient für weitere Meetings als Informationsgrundlage
10. Folgetermin vereinbaren. Im Meeting wird - soweit erforderlich - der Folgetermin vereinbart und protokolliert.

Wenn Sie sich an diese Checkliste halten, ist zwar noch nicht gewährleistet, dass es nicht doch einmal zu Terminen kommt, die nicht hätten sein müssen, aber eine strukturierte Vorgehensweise und ein stringentes Zeitmanagement hilft Ihnen, dass Ihre Meetings effizienter werden. Von Maßnahmen wie im Stehen die Konferenz abhalten, oder auf Kekse verzichten, möchte ich in diesem Blog nichts schreiben. Es gibt sicher weitere Möglichkeiten, die helfen, dass die Teilnehmer nicht zu Bewohnern werden. Aber es gibt auch Höflichkeitsregeln und am Ende muss jedes Unternehmen und jede Führungskraft für sich entscheiden, wie und wodurch die Effizienz des Meetings gesteigert wird. Fakt ist, dass Unternehmen täglich hunderte Arbeitsstunden mit ergebnislosen Besprechungen verschwenden. Für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen ein unnötiger Zeitfresser. Nutzen Sie unsere Checkliste für mehr Effizienz bei Meetings und mehr Zufriedenheit bei den Teilnehmern und mehr Zeit für andere Aufgaben.