Der perfekte Arbeitsplatz - ein Beitrag zu mehr Effizienz

Von Melanie Schwarz, veröffentlicht am 08.04.2016
geordneter Schreibtisch

5 Merkmale des perfekten Arbeitsplatzes

1. Hochwertige Ausrüstung

An der Arbeitsplatzausstattung sollte nicht gespart werden. Jeder hier eingesparte Euro wird später doppelt und dreifach ausgegeben, für Reparaturen, Austausch und für verlorene Arbeitszeit.

Hochwertiges Mobiliar ist dank seiner Langlebigkeit viel günstiger als vermeintlich kostengünstigere Anschaffungen, die schneller ausgetauscht werden müssen. Tische sollten stabil und groß genug sein, um Bildschirmen, Telefon und allen anderen, täglich gebrauchten Arbeitsgeräten und Unterlagen Platz zu bieten.

Langes Herumräumen und Sortieren von Unterlagen kostet nur Arbeitszeit, die gewinnbringender direkt in die Projekte investiert werden könnte.

Falls im Büro auch Kundenverkehr zu erwarten ist, sollten die Möbel auch möglichst nicht minderwertig aussehen. Sie sollten die hochwertige Leistung bzw. das hochwertige Produkt, das Ihr Unternehmen anbietet, auf diese Weise auch optisch transportieren.

2. Technische Ausstattung

Anders als bei Möbeln ist bei Computern und Telefonen Langlebigkeit kein wirkliches Kriterium, zu schnell verändern sich die technologischen Möglichkeiten. Hier muss vielmehr darauf geachtet werden, dass die Anlagen auf die Anforderungen der Anwender zugeschnitten werden und dass sie gegebenenfalls im Netzwerk problemlos zusammenarbeiten.

Prinzipiell gilt: Jeder Mitarbeiter muss von seinem Arbeitsplatz jederzeit problemlos auf alle Ressourcen zugreifen können, die er für die zügige Erledigung seiner Aufgaben benötigt, ob es nun Kundendaten sind, Bestandslisten, Informationen oder Datenbanken.

Gegebenenfalls muss aber auch dafür Sorge getragen werden, dass bestimmte Informationen, wie beispielsweise wichtige Firmeninterna oder vertrauliche Kundendaten, wirklich nur den Mitarbeitern zur Verfügung stehen, die die entsprechenden Berechtigungen haben.

3. Flexibilität

Eine der flexibelsten Arten der Arbeitsplatzgestaltung ist das Hotdesking. Kennzeichnend für das Hotdesking ist, dass sich verschiedene Mitarbeiter einen Arbeitsplatz teilen. Weil kein Mitarbeiter einen „festen“ Schreibtisch hat, sinken die Kosten pro Mitarbeiter teilweise enorm.

Die größten Einsparungen sind mit Hotdesking in Unternehmen zu erzielen, in denen es ein ständig wechselndes Personalaufkommen gibt, oder in dem zahlreiche Mitarbeiter schwankende Arbeitszeiten haben. Das können Teilzeitkräfte sein oder Vertriebs- bzw. Außendienstmitarbeiter, die je nach Branche bis zu 70 % ihrer Arbeitszeit eben nicht am Schreibtisch verbringen.

Voraussetzung für das Hotdesking ist, dass die Arbeitsplätze von Ihren Mitarbeitern jederzeit in neutralem Zustand vorgefunden und wieder genauso hinterlassen werden, und dass der Zugriff auf Telefonanlage, Computer und Netzwerk immer möglich und auch individualisierbar ist.

4. Ergonomie

Die ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes, vor allem des Bildschirmarbeitsplatzes, ist ein wichtiger Teil des betrieblichen Gesundheitsmanagements. Dabei geht es nicht, wie oft gespöttelt wird, um bequeme Stühle für die Mitarbeiter. Es geht darum, Gesundheitsprobleme zu vermeiden, die durch langes Sitzen entstehen können.

Ganz vorne stehen hier die Rückenschmerzen, die in Deutschland jedes Jahr Kosten von fast 50 Milliarden Euro verursachen. Dazu gehören auch die Kosten für die Ausfallzeiten von Arbeitnehmern.

Ergonomische Tische und Stühle machen aber alleine noch keinen optimalen Arbeitsplatz aus. Auch Faktoren wie Beleuchtung, Klima und Lärmschutz gehören dazu.

Das Ausschalten von negativen Umweltfaktoren trägt viel zur Produktivität der Arbeitnehmer bei, und dafür, dass diese Produktivität dem Unternehmen auch lange erhalten bleibt.

Unternehmer, die sich wissentlich für unergonomische Arbeitsplätze entscheiden, müssen auch die Konsequenzen in Kauf nehmen: Ausfallzeiten, geringere Produktivität der Mitarbeiter, Unzufriedenheit der Mitarbeiter bis hin zum Personalverlust.

5. Ordnung

So altmodisch sich es anhören mag, Ordnung ist unbestritten das A und O eines funktionierenden Arbeitsplatzes. Unordnung kann der Grund dafür sein, dass sogar Routineaufgaben langsamer erledigt werden, weil immer wieder nach notwendigen Unterlagen gesucht wird oder weil wichtige Dokumente verlegt werden.

Verlegte Unterlagen oder vergessene Termin können dazu führen, dass Projekte nicht termingerecht vollendet werden oder, in produktiven Bereichen, es zu teurem Leerlauf der Maschinen kommt. Im Extremfall kann eine einzige verpasste Deadline dem Unternehmen teure Vertragsstrafen und gute Kunden kosten, was vielleicht sogar das Aus bedeutet.

Ordnung muss aber nicht nur auf dem „echten“ Schreibtisch herrschen. Sie muss sich auch auf den Computer erstrecken. Idealerweise gibt es für das Speichern von Daten etc. Vorgaben, die für das gesamte Unternehmen gelten.

Ob am Schreibtisch oder im Computer: Ordnung hilft bei der zügigen Erledigung von Aufgaben, spart Zeit und somit Geld.

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Melanie Schwarz

ist Verkaufsleiterin und in der Kundenberatung von ams - Radio und MediaSolutions tätig. Sie berät Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung von multimedialen Kampagnen.