Checkliste für Pressekonferenzen: So organisieren Sie eine PK

Von Semia Chouchane, veröffentlicht am 16.09.2015
schwarze, blaue und orangene Mikrofone im Vordergrund vor sitzenden Menschen

Eine Pressekonferenz braucht einen Anlass

Manchmal gibt es Themen, die sich nicht in einer Pressemeldung zusammenfassen lassen. Sie sind zu komplex, um sie in 15 Sätzen auf den Punkt zu bringen - zum Beispiel in turbulenten Krisenfällen oder bei umfangreichen Neuerungen, die die Öffentlichkeit betreffen.

Wenn rasche Antworten auf die Fragen der Journalisten unverzichtbar sind oder sogar erwünscht werden, könnte die Pressekonferenz ein gutes Mittel sein.

Entscheiden Sie individuell, ob der Anlass eine Pressekonferenz rechtfertigt oder eine Pressemitteilung ausreicht. Denn Pressekonferenzen bedeuten Zeitaufwand – nicht nur für Sie als Ausrichter, sondern auch für die Journalisten, die täglich aus einer Vielzahl an Einladungen selektieren müssen.

Einladung

Die Presseeinladung sollte maximal eine Seite lang sein und ca. 14 Tage vor der Pressekonferenz verschickt werden.

Sprechen Sie den Termin unbedingt vorher intern und mit allen Rednern ab und legen Sie fest, welche Medienvertreter und Redaktionen eingeladen werden sollen. In der Einladung halten Sie sich so kurz wie möglich. Geben Sie so viele Informationen wie nötig, damit die Journalisten neugierig werden, aber nur so wenige, dass sie selber kommen müssen, um den Rest zu erfahren.

Einladungen, in denen bereits jedes Detail kommuniziert wird, sind unsinnig. Verschicken Sie lieber nach dem Pressetermin noch eine umfassende Pressemitteilung.

Hier die wichtigsten Fakten, die Ihre Einladung enthalten sollte:

  • Wer lädt zu welchem Anlass ein?
  • Wo und wann findet die Pressekonferenz statt? (evtl.: Wie lange dauert die PK?)
  • Wer spricht (Namen und Funktion)?
  • Wer ist der Ansprechpartner für organisatorische Fragen (= Kontaktdaten)?

Informationen und Materialien: Waschzettel und Pressemappe

Obwohl in der Pressekonferenz alle wesentlichen Informationen mündlich besprochen und auch hinterfragt werden können, ist es üblich, die Informationen zusätzlich in schriftlicher Form bereitzustellen. Bereiten Sie einen Waschzettel und eine Pressemappe vor.

Im Sprachgebrauch von Journalisten und Pressesprechern sind „Waschzettel“ knappe Faktensammlungen, die schmucklos die wichtigsten Sachinformationen aufzählen: zum Beispiel die technischen Daten eines Produktes, oder die wichtigsten Informationen über eine Person.

Waschzettel sind oftmals Bestandteil einer Pressemappe und ersetzen keinen ausformulierten Pressetext. Vielmehr ergänzen sie Texte, Fotos oder Grafiken und bieten einen guten Überblick. Daher sollten Waschzettel in einer Pressemappe nicht fehlen.

Was gehört sonst noch in die Pressemappe?

  • Eine Pressemeldung mit den wichtigsten Fakten (nicht mehr als 2 Seiten!).
  • Fotos oder Grafiken (z.B auf einer CD und als Farbausdruck als Inhaltsübersicht)
  • Eine Visitenkarte für Rückfragen

Mein Tipp: Erstellen Sie keinen mehrseitigen Katalog. Journalisten haben im Redaktionsalltag keine Zeit, so viele Informationen zu verarbeiten. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und strukturieren Sie die Informationen, damit sie übersichtlich bleiben.

Der Ablauf der Pressekonferenz: Wer moderiert?

Eine Pressekonferenz ist kein Selbstläufer. Wenn die Journalisten und Redner eintreffen, brauchen Sie einen Ansprechpartner, der sie durch die Pressekonferenz führt.

Vielleicht ist das ein externer Moderator? Oder Sie selbst? Als PR-Verantwortliche hatten Sie bereits Kontakt zu allen Beteiligten. Legen Sie diese Zuständigkeiten vorher fest. Diese Person hat die Aufgabe, zwischen den Repräsentanten des Unternehmens und den Journalisten zu vermitteln, die Referenten und Redner vorzustellen und zu organisieren, wer wann das Wort hat.

Wichtiger Tipp: Begrenzen Sie die Statements auf maximal 5 Minuten, damit niemand den zeitlichen Rahmen sprengt. Legen Sie auch fest, wann Journalisten Fragen stellen dürfen – am Ende der Wortbeiträge oder jederzeit?

Der Raum und die Bewirtung:

Machen Sie sich vorher Gedanken über den Veranstaltungsort. Suchen Sie einen Veranstaltungsraum/-ort abhängig von der Teilnehmerzahl und dem Thema der Pressekonferenz aus: Wenn Sie zum Beispiel etwas zu zeigen haben – ein neues Gebäude, eine Maschine, etc. bereiten Sie den Termin am Ort des Geschehens vor, sofern dieser gut erreichbar ist.

Stellen Sie Tische und Stühle bereit, auf denen die Pressevertreter schreiben können und evtl. auch eine Kaffeetasse abstellen können. Sorgen Sie für eine angemessene Bewirtung, je nach Tageszeit oder Dauer des Termins. Sie müssen kein Buffet bereitstellen, aber Getränke und Snacks finden auch Journalisten nett.

Die Pressekonferenz nachhalten

Im Nachgang an eine Pressekonferenz sollten Sie abgleichen, welche Journalisten tatsächlich teilgenommen haben. Haben es einige Medienvertreter nicht zum Termin geschafft? Schicken Sie diesen ruhig eine ausführliche Pressemitteilung. Auf diese Weise schaffen Sie die Möglichkeit, dass auch die Medien über Ihre PK berichten können, die nicht anwesend waren.

Checken Sie in den nächsten Tagen die Medien, um die Reaktionen, Medienberichte und  -beiträge zu archivieren. Oder ggf. Fehler und Falschmeldungen zu korrigieren.

Sie sehen, eine Pressekonferenz ist viel Arbeit. Aber mit der richtigen Organisation und den relevanten Inhalten lohnt sich der Aufwand.

Haben Sie bereits eigene Erfahrungen mit Pressekonferenzen? Wie sind diese gelaufen? Ich freue mich über Kommentare.

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Semia Chouchane

ist Pressereferentin bei ams - Radio und MediaSolutions. Sie ist verantwortlich für die Print- und Online-Kanäle des Unternehmens und kümmert sich um die Pressearbeit für die Lokalradios in Ostwestfalen-Lippe und im Kreis Warendorf.