Business Chat statt E-Mail – einfacher und effizienter kommunizieren

Von Natascha Wittmaack, veröffentlicht am 03.03.2020
Frau tippt auf Laptop

Schnell und einfach mit Kollegen austauschen

Im Prinzip ist eine Business Chat Software ziemlich ähnlich zu vielen Messengern oder Social Networks, die wir tagtäglich privat nutzen: Es ist eine Software, mit der Sie sich einfach, bequem und schnell mit anderen Menschen in Verbindung setzen können. Aber gegenüber den privaten Messengern, erfüllen Business Chat Softwares höhere Ansprüche und haben einige nützliche Features speziell für den Einsatz im Unternehmen. Sie schränken nicht nur den E-Mail-Verkehr ein, sondern können auch helfen Projekte übersichtlich zu planen.

Einfache Handhabung und praktische Features

Besonders bei der gemeinsamen Arbeit an Projekten muss Kommunikation einfach, schnell und möglichst ohne Umwege laufen. Natürlich ist es immer am besten sich zu Absprachen gemeinsam an den Konferenztisch zu setzen, aber das ist oft schwierig zu koordinieren. Vor allem dann, wenn die Kollegen auf der anderen Seite der Welt arbeiten und zwischen Ihnen und den Kollegen nicht nur tausende Kilometer liegen, sondern auch noch unterschiedliche Tageszeiten. Eine gute Chat Software ersetzt zwar nicht das direkte Gespräch, sie kann aber die Kommunikation enorm vereinfachen. Mit Hilfe solcher Anwendungen können Sie sich jederzeit mit Ihren Kollegen in Verbindung setzen, digital Dokumente austauschen und diese gemeinsam verwalten.
Die Arbeitsweise ist dabei von System zu System ganz unterschiedlich. Damit Sie einen Eindruck von den verschiedenen Einsatzmöglichkeiten und Features bekommen, stellen wir im Folgenden einige populäre und erfolgreiche Systeme kurz vor.

> Slack

Bei Slack steht das Messaging im Vordergrund. Also, die direkte Kommunikation mit anderen. Sie können entweder 1:1 Chats starten oder Gruppen erstellen in denen sie sich mit mehreren austauschen können. Diesen sogenannten „Channels“ eignen sich auch, um gemeinsam an Projekten oder Präsentationen zu arbeiten. Dazu können Sie per Drag and Drop Fotos, Videos oder Dokumente in den Chatverlauf einbinden und diese so schnell und einfach mit anderen teilen. Ungelesene Nachrichten werden hervorgehoben und zusätzlich in einem Newsfeed gebündelt angezeigt. So behalten Sie stets den Überblick und sind immer auf dem neuesten Stand. Wenn Sie nicht so gerne tippen, sondern Ihre Kollegen lieber direkt anschauen möchten, gibt es auch die Möglichkeit Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern zu schalten. Sehr praktisch ist auch, dass sich Slack mit vielen Cloud- und Management-Systemen verbinden lässt. Das macht die Integration in Unternehmen, in denen solche Anwendungen schon genutzt werden, sehr einfach.
Slack gibt es als Desktop-Version für den Laptop und PC, aber auch als App und bringt Ihnen damit große Flexibilität.

Insgesamt ist die Software sehr intuitiv gestaltet. Viele Funktionen sind selbsterklärend, daher finden sich auch Anfänger schnell in dem System zurecht und müssen in der Regel nicht lange eingearbeitet werden.

Kosten: Die Basisversion ist kostenlos, die Standard-Version (für kleine und mittelgroße Unternehmen) kostet aktuell rund 6€ pro User/Monat und die Plus-Version (für größere Unternehmen) gibt es für knapp 12€ pro User/Monat.

Tipp: Wenn Sie nach einem System ohne viel Schnick-Schnack suchen, um einfach und schnell mit Ihren Kollegen zu kommunizieren, kann Slack für Sie interessant sein.

> Facebook Workplace

Der Facebook Workplace ist eigentlich kein Messenger, sondern ein kleines unternehmenseigenes Social Network. Es ist sozusagen die Business-Variante von Facebook. Die Oberfläche sieht fast genauso aus, wie die des privaten Facebook-Profils und es funktioniert auch ganz ähnlich: Es gibt einen Newsfeed auf der Startseite, eine Chatleiste in der Ihre Kollegen angezeigt werden, Gruppen und Veranstaltungen. Auch die Interaktion funktioniert genauso wie beim privaten Facebook. Beiträge, die Ihnen angezeigt werden, können Sie entweder liken oder kommentieren.
Es enthält eigentlich alle typischen Facebook-Features, die Sie auch schon von Ihrem privaten Profil kennen. Allerdings landen die veröffentlichten Beiträge nicht im Netz, sondern sind nur für Sie und Ihre Kollegen sichtbar.

Sie brauchen zur Nutzung von Facebook Workplace auch keinen privaten Facebook-Account. Die beiden Systeme stammen zwar von Facebook, sind aber ansonsten völlig voneinander getrennt. Auch der Umgang mit Daten ist laut Facebook ein anderer. Facebook Workplace hat sich dazu verpflichtet europäischen datenschutzrechtlichen Anforderungen nachzukommen. Außerdem versichert es, dass das Eigentum der Daten bei den Unternehmen liegt, d.h. Sie bleiben Herr Ihrer Daten und bestimmen was damit passieren soll.

Kosten: Die Basisversion ist kostenlos erhältlich, die erweiterten Business-Versionen kosten zwischen 4€-8€ pro User/Monat, je nach Größe und Paket.

Tipp: Fast jeder hat bereits ein eigenes Profil bei Facebook und wird daher auch ohne große Einarbeitung mit dem Facebook Workplace zurecht kommen. Wenn Sie ein leicht bedienbares, vertrautes Tool zum schnellen und unkomplizierten Austausch suchen, ist Facebook Workplace eine gute Wahl.

> Microsoft Teams

Microsoft Teams ist sowas wie ein Mini-Intranet. Es ist besonders für die Zusammenarbeit in kleinen Gruppen geeignet und dient zudem als online-Speicher. Mit der Anwendung können Sie praktisch von überall aus an Projekten oder Präsentationen arbeiten. Sie haben zum Beispiel die Möglichkeit gemeinsam mit Ihren Kollegen in Echtzeit Office-Anwendungen zu bearbeiten. Dazu sind Webversionen von Word, Excel, Powerpoint und Notes in das Programm eingebunden, auf die alle Teammitglieder Zugriff haben. Bereits bestehende Dokumente können zur Bearbeitung oder Ansicht ebenfalls über Microsoft Teams verwaltet werden. Dafür gibt einen großen internen Speicher, in dem Sie Dokumente, Fotos oder Videos dauerhaft ablegen können.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit sich in einem Chat direkt mit Ihren Kollegen auszutauschen. 1:1 Direktnachrichten sind in Microsoft-Teams zwar nicht möglich, aber dafür lässt sich das System mit anderen Chat Softwares verbinden und so diese Möglichkeit schaffen.

Kosten: Je nach Größe und Paket kostet Microsoft Teams zwischen rund 4€-10€ pro User/Monat.

Tipp: Wenn Sie öfter Projekte in Gruppen betreuen, sollten Sie über Microsoft Teams nachdenken. Es kann die gemeinsame Arbeit an Projekten oder Präsentationen erleichtern und effizienter machen!

Dies ist ein kleiner Auszug von Software-Lösungen, die den Austausch innerhalb des Unternehmens erleichtern. Darüber hinaus gibt es aber auch Systeme, die eine besondere Kommunikation mit Ihren Kunden ermöglichen, wie z.B. Whatsapp Business.

> Whatsapp Business

Whatsapp Business ist vor allem für Selbständige interessant und eignet sich besonders als Kanal für direkten Kundenkontakt und Support. Im Prinzip funktioniert es wie das normale Whatsapp, hat aber ein paar Features, die sehr praktisch für Unternehmer sind. Sie können zum Beispiel vorgefertigte Antworten formulieren und abspeichern. Das ist besonders bei Sätzen sinnvoll, die sich oft wiederholen und die Sie immer wieder an Kunden schicken müssen. Außerdem können Sie eine Abwesenheitsnachricht erstellen, die automatisch an den Kunden gesendet wird, sobald der mit Ihnen Kontakt aufnehmen möchten. So bekommen Ihre Kunden nicht das Gefühl, Sie würden Sie ignorieren.

Sie müssen die Software auch nicht allein und nicht zwangsäufig über das Smartphone betreuen. Anders als beim normalen Whatsapp, können auf Whatsapp Business mehrere Nutzer zugreifen. Das heißt, zum Feierabend kann die Betreuung einfach ein Kollegen übernehmen. Außerdem gibt es das System nicht nur als App, sondern auch als Desktop-Variante und funktioniert damit auch auf dem Laptop und PC.

Kosten: Whatsapp Business ist kostenlos verfügbar.

Tipp: Wenn Sie selbständig ein Handwerks- oder Dienstleistungsunternehmen betreiben, kann Whatsapp Business ein praktischer Kontakt- und Service-Kanal für ihre Kunden sein.

Vielfältige Lösungen für jedes Unternehmen

Dies ist nur eine kleine Auswahl der vielen verschiedenen Systeme, die am Markt erhältlich sind und sie zeigt schon - das Angebot ist sehr vielfältig. Ganz egal, ob Sie allein und selbständig arbeiten oder ein großes Unternehmen mit vielen Mitarbeitern leiten, die passende Business Chat Software kann die Kommunikation enorm vereinfachen und bietet darüber hinaus auch viele nützliche Features.

Wenn Sie jetzt darüber nachdenken sich eine solche Business Chat Software anzuschaffen, testen Sie doch einfach mal ihre Funktionen. Die meisten Systeme stehen als kostenlose Probeversion zur Verfügung oder können in der Basisversion sogar komplett gratis genutzt werden. Ein Umstieg kostet Sie also wahrscheinlich nur ein bisschen Zeit – und die ist auf jeden Fall gut investiert!

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Natascha Wittmaack

ist studierte Medienproduzentin und ausgebildete Hörfunkredakteurin. Seit 2016 arbeitet sie für Radiosender in NRW als Redakteurin, Online-Redakteurin und Moderatorin.