Die Planungszeit ist anstrengend und zeitaufwendig. Jeder von uns ist froh, die Budgetplanung für das kommende Jahr erledigt zu haben. Aber wir wissen auch, dass uns im nächsten Jahr viele Überraschungen begegnen können, denen wir aktiv mit Maßnahmen und Aktivitäten entgegentreten müssen. Welche Dinge können das sein?

Beispiel 1:

Das Jahr läuft schleppend an. Die Umsätze bleiben hinter den Erwartungen und dem Vorjahr zurück. Spätestens nach 3 Monaten muss reagiert werden. Sie planen eine Verkaufsaktion. Es müssen Neukunden her, denn die Bestandskunden erweisen sich nicht als sichere Umsatz-Bank in diesem Jahr.

Die Lösung ist denkbar einfach. Eine Veranstaltung mit einem interessanten Vortrags-Thema und tollen Angeboten soll neue Kunden anlocken. Um die Inhalte einmalig, schnell und persönlich kommunizieren zu können, werden potenzielle Neukunden eingeladen. Eine Verkaufsveranstaltung mit 100 Kunden, Fach-Referent, Einladungsprocedere, Bewirtung und externer Location liegt schnell im oberen 4-stelligen Bereich.

Beispiel 2:

Die Branche boomt. Ihr Außendienst ist permanent unterwegs, besucht Kunden und schreibt Aufträge. Aber die Abwicklung gerät ins Stocken. Personal fehlt, um den Workflow so zu gestalten, wie Sie es wollen und Ihre Kunden es kennen. Im Backoffice muss eine additive Stelle geschaffen und Personal eingestellt werden. Es fallen Gehalts- und zusätzliche Betriebskosten für den neuen Mitarbeiter an. Ein fünfstelliger Betrag würde für den neuen Mitarbeiter aufgerufen werden.

Beispiel 3:

Seit Jahren sind Sie der Meinung Sie recrutieren Ihre Kunden durch Mund zu Mund-Propaganda. So war es schon immer und so sind Sie auch immer gut gefahren. Ihr Mitbewerber hat sich aber in diesem Jahr für eine Werbekampagne entschieden. Sie hören den Konkurrenten im Radio und sehen seine Anzeige in der Tageszeitung. Sie spüren eine deutlich negative Veränderung in Ihrem Kundenzuspruch. Einen Werbeeinsatz wollen Sie jetzt auch vornehmen. Ein vierstelliger Betrag soll in Werbung investiert werden.

Alle drei Beispiele sind ungeplante, nicht kalkulierte Maßnahmen ohne Budgetplanung. Das heißt, die Kosten, die durch die Realisierung fällig werden, waren nicht Bestandteil der Budgetplanung. Die Maßnahmen sind aus Sicht des Unternehmens aber notwendig, um den Umsatzplan zu erreichen.

Natürlich kann man jetzt sagen, das Thema ist so wichtig, das Geld muss her. Oder ich streiche etwas anderes, wenn es denn möglich ist.

Aber der normale Weg wäre das nicht.

Bei unseren Beispielen ist Ihnen vielleicht auch bereits etwas eingefallen, das Sie gerne gemacht hätten, aber mangels nicht geplantem Budget nicht umsetzen konnten.

Also, was tun?

Kostenblock “Sonstiges”

Es hört sich für den einen oder anderen vielleicht schizophren an, aber für ungeplante Aktionen wird ein Budget kalkuliert. Einen Kostenblock unter dem Synonym "Sonstiges oder "Ungeplantes" hat sich schon oft bewährt. Er hilft auch, wenn eine Aktion mal teurer wird als angedacht. Man hat auf diese Weise ja noch etwas in Reserve.

Andererseits, gibt man dieses Budget nicht aus, hat man am Ende des Geschäftsjahres noch Geld übrig. In manchen Fällen auch keine schlechte Lösung.

Sie sehen, etwas planen für noch nicht Bekanntes ist eine gute Entscheidung. Es verschafft in unruhigen Zeiten ein sicheres Gefühl für Aktionen, die kommen könnten.